word 如何利用邮件合并功能快速批量生成个人信息表

Word技巧 2021-11-17 13:53:29

应用场景

下图Word文档为一份《考生信息表》样板，我们想按照这个样板快速批量生成不同考生的个人信息。所有考生的个人信息在另外一张Excel工作表中，见下面的Excel工作表截图。

Word办公技巧：利用邮件合并功能快速批量生成个人信息表

Word文档中的《考生信息表》样板

Word办公技巧：利用邮件合并功能快速批量生成个人信息表

Excel工作表中的考生信息

操作步骤

１、打开《考生信息表》样板所在的Word文档，在"邮件"选项卡"开始邮件合并"功能组中单击"选择收件人"按钮，在下拉列表中选择"使用现有列表"。

２、在打开的"选取数据源"对话框中，按照保存路径找到存放考生信息的Excel工作表，选中该工作表，单击对话框右下方的"打开"按钮。

３、在打开的"选择表格"对话框中，确保"考生信息"工作表处于选中状态，单击"确定"按钮。

４、返回Word文档，将光标定位在"姓名"后面的空白单元格中，在"邮件"选项卡"编写和插入域"功能组中单击"插入合并域"按钮，在下拉列表中选择"姓名"。此时，在"姓名"后面的空白单元格中出现了"姓名"域。

５、按照同样的方法，在表格的其余空白单元格中依次插入相应的合并域。

6、在"邮件"选项卡"预览结果"功能组中单击"预览结果"按钮，即可看到第一个考生"红娃"的相关信息。

７、在"邮件"选项卡"完成"功能组中单击"完成并合并"按钮，在下拉列表中选择"编辑单个文档"命令。在弹出的"合并到新文档"对话框中，在"合并记录"下选择"全部"，单击"确定"按钮。

８、此时，Word自动在一份新文档中为所有考生批量生成了样式相同的《考生信息表》。

最后，细心的朋友可能会发现批量生成的《考生信息表》还存在一个问题，即"成绩"后面的单元格中的数值小数位数过多，而Excel工作表中的原始成绩数据只有一位小数。下一篇文章将针对这个问题具体讲解使用邮件合并功能后，如何修改插入的合并域的格式。