word 邮件合并功能使用实例教程

word教程 2021-10-06 10:00:16

Word邮件合并功能：就是在主文档的固定内容中，插入与发送信息相关的一种数据，批量生成需要的邮件文档。极大的提高工作效率。

在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。

应用领域

1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3、批量打印请柬：同上2。

4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 [1]

7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。

8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！

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下面以在Word2010中使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下所述：

第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”分组。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令。

第2步，打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框，并单击“下一步：正在启动文档”超链接。

第3步，在打开的“选择开始文档”向导页中，选中“使用当前文档”单选框，并单击“下一步：选取收件人”超链接。

第4步，打开“选择收件人”向导页，选中“从Outlook联系人中选择”单选框，并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接。

第5步，在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件，然后单击“确定”按钮。

第6步，打开“选择联系人”对话框，选中要导入的联系人文件夹，单击“确定”按钮。

第7步，在打开的“邮件合并收件人”对话框中，可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人，直接单击“确定”按钮。

第8步，返回Word2010文档窗口，在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步：撰写信函”超链接。

第9步，打开“撰写信函”向导页，将插入点光标定位到Word2010文档顶部，然后根据需要单击“地址块”、“问候语”等超链接，并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击“下一步：预览信函”超链接。

第10步，在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容，单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击“下一步：完成合并”超链接。

第11步，打开“完成合并”向导页，用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函，也可以单击“编辑单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑。

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