excel BI仪表板：构成

Excel教程 2021-09-14 09:29:28

将正确的数据使用多个图表展示出来，然后像“堆砌”砖块一样放置在一起的图表集合不能称为仪表板，这类应用几乎没有实用性，更像是一个图形垃圾堆。

行动前了解清楚自己的目标，并以此来着手准备数据是成功的一半。在搞清楚应该需要些什么部件，并且这些部件该如何进行布局前，采用何种形式、如何让其易于理解则是贯穿其中的要点。

从检视使用者需求和习惯入手，在第一时间，简单直接地提供有价值的信息，这是仪表板的基础。人们喜欢有条理的表达，将信息归类并建立层级关系是仪表板的筋脉所在。

每个仪表部件不应该是孤立的信息孤岛，不同部件间应该存在必要的相互关系，通过交互的方式，在部件间建立彼此的联系，更利于信息的整合，使诉求信息的表达更完整。

不同的仪表板，表达信息的方式方法，侧重点各不相同。把握好表达的技巧会使表达变得流畅，并使表达更加有力。

BI仪表板：构成

多个有机整合在一起的图表，整体应该有一个核心诉求，围绕该诉求来构建信息是仪表板制作的前提，并且需要剔除掉不必要的冗余信息，集中显示重点信息，勿使辅助信息和附加内容成为信息噪音。目的只有一个：提供最直接且有价值的信息用来辅助行动，而不仅仅是用来展示一堆数据。

BI与仪表板

在企业销售、财务、市场、制造、人事等诸多管理环节中，我们都会有意或是无意使用到多个交互式图表集合的报表，其实这些图表都可归属到仪表板的范畴。此类仪表板大多为企业的日常决策、警戒、分析服务，使用者往往具有决策权。所以需要设计与用户层次和知识水平匹配的仪表盘。同时应该具有侧重点，针对用户角色，也可能需要针对业务逻辑来设定预警提示。

名词解释：

■　商业智能（Business Intelligence，BI）

将企业中现有的数据转化为知识，帮助企业做出明智商业经营决策的一组工具集合。其前端展示多借用图解可视化的仪表板来展示数据当前状态，注重数据的时效性。

■　仪表板（Dashboard）

最初来自监视当前数据状态的各类物理仪表面板，最为典型的应用是汽车和飞机的仪表面板，如图15.1-1所示。当前，仪表板已经成为一种综合信息展示手段，其概念已经被广泛应用到各领域的决策、分析与事务之中，如图15.1-2所示。狭义上主要用于展现基于定性的关键业绩指标KPI，广义上将多个仪表、图表、报表等内容整合在一个页面上进行显示的都算作仪表板。

BI仪表板：构成

图15.1-1　Dash 8飞机仪表面板

BI仪表板：构成

图15.1-2　一个典型的BI仪表板案例

仪表板旨在帮助我们获取数据集合的全局视图，在此基础上利用查询和分析、数据挖掘、联机分析处理OLAP等方法进行分析和处理，将最后成为辅助决策的信息使用图示化方法来呈现，为管理决策过程提供支持。从这些概念的初始提出，仪表板就和大数据量的分析与处理捆绑在一起，成为一种大数据量的分析处理解决方案，虽然BI仪表板的应用有大量专业软件可供选择，其实使用Excel同样可以完成这样的应用。

数据集合

数据集的数据必须充足，并提供多维度视角，可供多个不同诉求的图表所使用。仪表板所展示的数据集可以是来自现有Excel报表和文档，也可以是借助Excel外部数据工具获取到的网页数据，或是像SQL Server这类外部数据库中的数据，当然也包括其他类型文档中的数据。

数据评估

多数情况下，我们习惯使用现有数据，直接开始仪表板的制作过程，但我们却忽略了一个重要内容：到底是仪表板的具体功能重要，还是手头的数据重要？开始前梳理一下与之相关的以下问题很有价值：

通过仪表板需要让使用者知道些什么？
展示是针对整个企业范围，还是局部流程、单一产品或部门？
展示报告的影响是长期还是短期？是宏观战略层次还是特定战术角度的内容？
数据的时间范围是历史记录数据，还是单一时间的快照数据？是偏重实时数据的监控，还是基于当前数据的趋势预测？
展示界面是使用单一的图表样式，还是使用多个不同的图表样式？
展示是否仅使用汇总分析信息，还是包括更多细节层次的展示？
是直接明确告知使用者数据的结论，还是由使用者自主去评估数据的状态？

数据准备

上述问题的答案，需要对原始数据进行必要的整理，这些整理过程可能需要使用到数据透视表，或是使用Microsoft Query（如图15.1-3所示）来编写SQL语句代码。可以是每个图表关联一组数据，并置于多个不同的工作表中，也可以是多个图表关联一组数据，放在一个工作表中。

BI仪表板：构成

图15.1-3　Excel中的Microsoft Query

收集或创建数据集时，需要把重点聚焦在重要指标上，如性能指标、趋势和变化。日常被使用到仪表盘的数据大致分为量化的和非量化两种，可量化的数据大多为水平与垂直比较型数据，非量化的数据则为前10项不良、前5大客户、待解决的问题与任务等这类信息。制作仪表板前，需要将非量化的数据进行量化处理，比如使用排序序号来处理。

案例

图15.1-4左侧的数据集是某公司2000到2010年间6个主要产品的销售状态数据，包括了零售数量、批发数量、网购数量、平均单价4个维度的信息。

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图15.1-4　仪表板案例数据集

该数据集以商业企业销售活动为例，当SWOT分析中的优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)、机会(Opportunities)和威胁(Threats)出现变化时，销售战略或战术就可能需要迅速进行相应的调整及改变。本案例中数据范围限定在该公司6类主要销售商品上，涉及按月展示的多个年度数据。由于涉及多个数据维度，需要包括水平与垂直的详尽比较，原始数据为与时间刻度关联的数据，进行水平比较较为简单，但是使用垂直比较时，这个数据集则需要进行必要的排布变换，本案例中使用数据透视表来进行数据的变换，变换结果详见图15.1-4右侧的数据透视表。

注：图15.1-4中，右侧的数据透视表原始数据为左侧的数据集，所有字段排布在透视表布局的行中，如图15.1-5所示。当然，此处亦可使用筛选排序的方法实现。

BI仪表板：构成

图15.1-5　图15.1-4右侧的数据透视表布局

部件

构成仪表板的部件多为图表，除此之外仪表板还包括数值标记和交互部件。数值标记主要起诸如异常、正常等的定性反馈；交互部件使用在仪表板包含了交互作业的场景中，用来作为数据展示的触发器。

基本部件

a）基础图表：包括柱形与条形图及其堆积子类型、折线图、离散图等。

b）组合类图表：包括柱－线图、子弹图、箱线图等。

c）变形类图表：包括地图、仪表盘等。

d）迷你图或波形图：Excel 2010新增功能，如图15.1-6所示。

BI仪表板：构成

图15.1-6　Excel 2010的迷你图

BI仪表板：构成

知识扩展

推荐迷你图或波形图插件

Sparklines for Excel®：一个基于Excel自定义函数和类模块编写的插件工具，包含大量图表类型，功能强大。链接地址［注：该地址国内无法直接浏览］：

http://sparklines-excel.blogspot.com

e）表格也可视为部件，一般配合筛选和数据标记、迷你图一起使用。

数据标记

在Excel中，使用条件格式是数据状态标记的最佳解决方法。Excel 2003的条件格式非常简陋，但仍然是重要的标记方法。Excel 2007后，则可使用非常丰富的条件格式，尤其是图标集对于进行当前数据状态的标记最为方便，如图15.1-7所示。以下几类是主要的标记类型：

BI仪表板：构成

图15.1-7　Excel 2007/2010条件格式图标集

a）警告：使用类似红绿灯的效果来直观预警数据状态。

b）上升／下降：使用箭头来直观描述数据的趋势。

c）开启／关闭：特定数据的标注，强调超出警戒线的数据。

交互部件

这些部件一般为Excel的工作表控件和窗体控件。如下拉列表、按钮、复选框等。其目的往往是使用者参与到仪表板的数据展示中，帮助使用者将关注的数据局部进行放大处理，或是将多个细节串联起来进行判断。

案例

图15.1-4的数据集，根据15.1.2节的分析，使用仪表盘和条形图、折线图来展示数据。仪表盘用来展示实时数据，并配合使用条件格式来标记数据状态，如图15.1-8所示。条形图用来细化6个产品间的垂直比较，以及用来细化零售数量、批发数量、网购数量3个销售数量的水平比较；折线图则用来分别展示零售数量、批发数量、网购数量、平均单价的历史数据状态，这两类基础图表如图15.1-9所示：

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