excel 文件共享注意要点请注意文件保存形式

Excel教程 2021-09-16 09:09:05

有时，制作好的 Excel 文件并不仅限于自己使用，而是经常会以邮件附件的形式发送给同事、顾客和客户。因此，为了让接收方能够顺利地打开 Excel 文件，我们在发送文件时需要做好准备。虽然这似乎是微不足道的小事，但如果连这些地方都考虑不到的话，我想这样的人也是无法做好工作的。

请注意文件保存形式

“我的电脑打不开别人发过来的 Excel 表格……”

Excel 文件有几种保存形式。使用 Excel 2007以后的版本保存文件时，初始设定为“Excel 表格”，以“.xlsx”为扩展名。关于这个保存形式，有几点需要大家特别注意。

Excel 2003之前的版本，无法打开以“.xlsx”为扩展名的文件

虽然相比以前已经大幅减少了，但如今还是有不少企业在使用 Excel 2003之前的版本。

假设，我们以邮件附件形式给客户发送对方需要的 Excel 文件。这时候，如果客户的 Excel 软件版本为2003版，而你发送的文件扩展名为“.xlsx”的话，客户就无法打开该文件。这样只能“重新发送”。

“.xlsx”形式的表格无法保存宏

Excel 中有一个叫作“宏”的功能，可以自动处理数据。直接保存“.xlsx”的文件，其中如果包含宏，在想要保存时会出现以下对话框。

按【是】，不启用宏来保存

此处若一不留意按下【是】，很容易发生做好的宏消失不见的惨剧。

为了避免这样的情况出现，请将 Excel 文件的保存形式预先设置为“Excel 97-2003文件（*.xls）”。如果不需要处理超过65536行的数据，在实际工作中用这种版本的文件来保存就足够了。具体请按以下顺序设定。

【文件】➛【Excel 的选项】➛点击【保存】➛将【文件保存格式】下拉选项改为【Excel 97-2003文件（*.xls）】

【文件保存格式】设置为【Excel 97-2003文件（*.xls）】

用的不是2003以前的版本，又要处理65536行以上的表格数据，选择【Excel 启用宏的工作表（*.xlsm）】也可以保存。