手把手教你学Excel第16课-如何使用Excel的替换功能

Excel教程 2021-10-06 09:07:05

本篇内容结构如下：

系统地学习Excel第16课，使用Excel的「替换」功能

本篇的知识体系

在Excel中，若用户要统一替换一些内容，则可以使用【替换】功能。通过按下Ctrl+H键打开【查找和替换】对话框，不仅可以查找表格中的数据，还可以将查找的数据替换为新的数据，从而大大地提高数据处理的效率。

本篇以Excel 2019为例，其中介绍的方法也适用于Excel 365/2016等低版本的Excel软件。读者可以参考：

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在自己的电脑中快速安装并激活Excel 2019。

1.【替换】功能的基础应用

在Excel 中需要替换数据时，可以选择【开始】选项卡，在【编辑】组中单击【查找和选择】下拉列表按钮，然后在弹出的下拉列表中选中【替换】选项(或按下Ctrl+H键)，打开【查找和替换】对话框的【替换】选项卡，在【查找内容】文本框中输入要替换的数据，在【替换为】文本框中输入要替换为的数据，并单击【查找下一个】按钮，Excel会自动在工作表中选定相关的单元格。此时，若要替换当前选中单元格的数据则单击【替换】按钮即可。若不要替换则单击【查找下一个】按钮，查找下个要替换的单元格。

系统地学习Excel第16课，使用Excel的「替换」功能

使用Excel的【替换】功能一个一个的替换数据

若用户单击【全部替换】按钮，则Excel会自动替换所有满足替换条件的单元格中的数据。将之应用在工作中，我们可以大大提升表格数据的修改效率。例如。

修改表格中的错别字

以下图所示的表格为例。如果我们要将表格中统一使用“柴芩清宁胶囊”这个名称，而表格同类名称中需要修改的文字中包括“岑”和“涔”两种表述。

此时，可以通过按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入“柴?清宁”，在【替换为】文本框中输入“柴芩清宁”，然后单击【全部替换】按钮。

同时将表格中的“柴岑清宁胶囊”和“柴涔清宁胶囊”替换为“柴芩清宁胶囊”。

删除姓名中的空格

以下图所示的表格为例，表格【姓名】列中的数据中包含数量不等的空格，这会使我们在使用VLOOKUP等需要用到数据对比的函数时，无法得到想要的结果。

要快速删除【姓名】列表数据中的空格，我们只需要在按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入一个空格键，然后单击【全部替换】按钮即可。

具体操作过程如下图所示。

去掉数字中的小数部分

以下图所示的表格为例，如果我们在统计数据时需要忽略“业绩”列中数据的小数，也可以通过执行“查找与替换”功能来快速实现操作。

按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入“.*”（本例为直接去掉小数部分，没有四舍五入，其中“*”为通配符，表示小数点后的任意字符），然后单击【替换全部】按钮即可。

具体操作过程如下图所示。

将表格中的“*”号替换为“x”号

以下图所示的表格为例，如果我们要将表格中的“*”号替换为“x”号（例如，将15mg*5T替换为15mgx5T）。

可以在按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入“~*”(由于“*”在Excel中具有代表所有数据的特殊身份，要实现精确替换“*”号，需要在其前方添加“~”号)，在【替换为】文本框中输入“x”号，然后单击【全部替换】按钮即可。

具体操作过程如下图所示。

调整不规范的日期

以下图所示表格的日期列为例，其中年、月、日之间使用“.”间隔，属于不规范的日期。我们可以使用使用【替换】功能将其中的“.”号替换为规范日期使用的“/”号。

按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入“.”，在【替换为】文本框中输入“-”，然后单击【全部替换】按钮即可。

具体操作过程如下图所示。

快速将列转置为多行

以下图所示的表格为例，如果我们要将表格中“姓名”列中的数据快速转置为一个6行4列的表格。

可以利用【填充】功能，在目标单元格区域创建一个下图所示的数据阵列。

然后按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡，在【替换内容】文本框中输入A，在【替换为】文本框中输入“=A”，并单击【全部替换】按钮即可。

具体操作过程如下图所示。

替换某个字符内容之后（或之前）的内容

以下图所示表格为例，如果我们要在A列的“国药控股”之后添加“江苏有限公司”。

可以在按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入“股*”，在【替换为】文本框中输入“股江苏有限公司”，然后单击【全部替换】按钮。

具体操作过程如下图所示。

同理，如果要将A列中的“国药控股”修改为“江苏国药控股”，则可以在按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【替换内容】文本框中输入“*国”，在【替换为】文本框中输入“江苏国”，然后单击【全部替换】按钮。

批量删除指定数据

以下图所示的表格为例，如果我们需要连“()”一起删除其中包含的数据。

在按下Ctrl+H键打开【替换】选项卡后，在【查找内容】文本框中输入“(*)”,然后直接单击【全部替换】按钮即可。

具体操作过程如下图所示。

2.【替换】功能的选项设置

在【替换】选项卡中执行【全部替换】操作虽然方便，但也会有一个问题，以下图所示的表格为例。

如果我们只想将表格中“数量”列中的数据“0”替换为“无货”，只想【全部替换】操作，Excel会默认将表格中所有的“0”(例如2019中的“0”和0.27g中的“0”）都替换为“无货”。这显然不符合操作的要求。

要解决这个问题，我们需要在【替换】选项卡中单击【选项】按钮，在打开的选项区域中，详细设置替换的相关选项。

在【选项】选项区域中选中【单元格匹配】复选框后，再单击【全部替换】按钮，Excel将只会替换表格单元格中数据为“0”的数据。

具体操作过程如下图所示。

通过在【替换】选项卡的【选项】选项区域中进行设置，我们可以精确选择需要查找和替换的数据。

其中：

【范围】下拉列表：用于设置是在当前工作表中查找替换，还是在整个工作簿中查找替换。
【搜索】下拉列表：用于设置【查找和替换】功能的搜索顺序是按行还是按列，并将结果按搜索出的先后顺序展示。
【查找范围】下拉列表：用于设置在查找可替换的数据时是按公式、值还是按批注查找。
【区分大小写】复选框：用于设定查找可替换数据时，是否区分其英文大小写。
【单元格匹配】复选框：用于设置查找可替换数据时，是否严格查找与【查找内容】文本框中输入数据一致的单元格。
【区分全/半角】复选框：用于设置查找可替换数据时，是否区分其全角和半角状态。
【查找内容】和【替换为】文本框后的【格式】按钮：可以通过其设置查找替换的格式，例如查找到数值格式的数据，将其替换为日期格式；查找到某字体或单元格填充色，将其转换为其他颜色（或数值）；查找到合并后的单元格等。

下面将通过几个例子来具体介绍【替换】选项卡中【选项】选项区域的使用方法。