如何在Excel中自动创建报告

Excel教程 2021-12-15 19:50:52

本指南介绍如何在Microsoft Exce中自动创建数据报告。如果是外部数据，可以使用Excel插件将外部数据源（MySQL、Postgres和Oracle等）关联到工作表，这样就能在工作表中查询外部数据源的数据并创建报告。

如果是Excel工作表中存储的数据，可以使用宏来一键创建报告并导出为不同的文件类型。Excel自带步骤记录器，因此你不需要自己编写宏。

步骤

方法 1外部数据（MySQL、Postgre和Oracle等）

从Microsoft AppSource下载名为Kloudio的Excel插件。这样就能将外部数据库或数据源永久关联到工作簿。此插件也可用于Google Sheets。
在Kloudio门户中单击“+”将外部数据源关联到工作表。输入数据库的详细信息，比如类型和凭据。如果含有机密或公司数据，选择安全或加密选项。
将数据库关联到工作表后，就能在Excel中查询外部数据并创建报告。从Kloudio门户创建自己的报告，然后在Excel下拉菜单中选择它们。随后就可以添加更多的筛选条件，并选择报告的刷新频率，比如每星期、每天甚至每小时自动刷新销售工作表。
此外还可以将数据输入关联的工作表，并同步到外部数据源。通过Kloudio门户创建上传模板，这样就能将工作表中的更改手动或自动同步到外部数据源。

方法 2Excel中存储的数据

如果你在Excel中存储、更新和维护数据并想创建报告，可使用宏来自动生成报告。宏是Excel的内置功能，可以自动完成复杂且重复的任务。
打开Excel。双击（Mac上为单击）Excel应用程序图标，图标为绿色背景，中间有一个白色的“X”。打开后，单击模板页上的空白工作簿。
- 如果使用Mac，单击文件，然后在下拉菜单中选择新建空白工作簿。
- 如果要自动生成现有Excel报告，双击报告文件以在Excel中打开。
根据需要输入工作表数据。如果尚未输入用于自动排序结果的列名或编号，先输入，然后继续下一步。
启用开发工具选项卡。Excel窗口的顶部默认不显示开发者选项卡。根据自己的操作系统，按以下步骤启用它：
- Windows——单击文件，单击选项，单击窗口左侧的自定义功能区，向下滚动并选中窗口右下角的“开发工具”，然后单击确定。
- Mac——单击Excel，单击偏好设置…，单击功能区和工具栏，在“主选项卡”列表中选中“开发工具”，然后单击保存。
单击开发工具。它位于Excel窗口的顶部。随后会显示工具栏。
单击录制宏。它位于工具栏中。随后会弹出窗口。
输入宏的名称。在“宏名”文本框中输入宏的名称。取一个有辨识度的名称。
- 比如你要创建一个将现有数据做成图表的宏，可以取名为“图表1”或类似的名称。
创建宏的快捷键组合。按住⇧ Shift加另一个键来创建键盘快捷键，比如T。稍后可以用它来运行宏。
- 如果使用Mac，快捷键的组合方式为⌥ Option+⌘ Command和你输入的按键，比如⌥ Option+⌘ Command+T。
将宏保存在当前的Excel工作簿。单击保存在下拉框，然后单击当前工作簿，这样任何人只要打开此工作簿就可以使用宏。
- 还需要将Excel文件另存为特殊的格式才能保存宏。
单击确定。它位于窗口的底部。随后会保存宏设置并进入录制模式。在停止录制前，你执行的所有步骤都会被录制。
执行要自动化的步骤。Excel会跟踪每个单击和按键动作以及你调整的格式，并将它们添加到宏列表中。
- 如果要选择数据并创建图表，先选中数据，单击Excel顶部的插入，单击图表类型，单击要使用的图表格式，然后根据需要编辑图表。
- 如果要使用宏在A1到A12中添加数据，单击空白单元格，输入=SUM(A1:A12)}}，然后按↵ Enter。
单击停止录制。它位于开发工具选项卡工具栏中。这样就能停止录制，并将录制期间执行的步骤保存为单独的宏。
将Excel工作簿保存为启用宏的文件。单击文件，单击另存为，然后将文件格式从xls改为xlsm。随后输入文件名，选择保存位置，并单击保存。
- 如果不这样做，宏就无法保存在工作簿中。这样当你把工作簿发送给其他人时，他们无法在另一台电脑上使用宏。
运行宏。按之前创建的快捷键运行宏。随后工作簿会自动执行宏录制的步骤。
- 也可以在开发工具选项卡中单击宏，选择宏的名称，然后单击运行来运行宏。