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Office 2021强大特性助力高效办公
Office教程
2021-12-16 17:51:20
尽管我们已经习惯用智能手机填补娱乐时间了，但是在工作和学习这块，我们依然很难离开专业的办公软件，特别是对于小雷这种以码字为生的编辑来说，一款专业的办公软件就是高效生产力的代名词。
近日，微软在深圳举行了一场Surface冬季新品品鉴会。会上，微软方面除了向国内媒体展示了涵盖一体机、二合一、笔记本电脑、键盘、鼠标等在内的Surface全线产品，还为我们介绍了Windows 11、Office 2021和Microsoft 365的诸多全新特性外，让我们得以领略到新款微软办公套件的高效之处。
您可能想知道，“为什么微软会提供两个本质上基本相同的产品呢？”今天，就让我们来好好地体验一下全新的Office 2021，看一看Office 2021 里面究竟有什么新东西，以及Microsoft 365和Office 2021究竟有哪些不同，你应该如何选择适合自己的产品。
强化协作的Office 2021
首先，让我们来了解一下Office 2021这款产品，Office 2021是一款买断制的办公应用服务，一次付费即可永久使用，包含Word，Excel，PowerPoint等适用于单台Windows PC或Mac的应用程序。值得一提的是，Office 2021每隔数月就会获得一次安全更新，但和Office 365的常用常新不同，用户并不会得到功能上的更新。
这次Office 2021特地强化了多人协作功能，很多以前只能在Microsoft 365、Office网页版上面使用的功能现在也可以在Office 2021中使用了。举个例子，尽管老版本的Office也可以实现多人协作，但是无法实现实时协作，若要查看其他人的更改和共享你的更改，用户就必须时时保存文档。
现在，当用户将文档分享给其他同事的时候，双方就可以通过实时共同创作协作处理文档。你可以在文档上清楚地看到谁在查看文档，谁在协作你处理文档以及他们在何处进行了更改，这些内容都会得到实时更新。不过，因为国内网络环境的影响，小雷在体验时能明显感到两边内容的同步存在一定延迟，感觉微软还是要改善一下国内网络服务的体验。
不仅如此，借助全新的现代注释功能，你还可以控制何时向共同作者发送评论。从个人体验来看，实时同步的现代注释功能已经可以在一定程度上取代办公社交软件上面的交互，如果你和同事全部都使用Microsoft 365、Office网页版或Office 2021进行多人协作的话，理论上应该可以提高工作效率。
在Office 2021应用的顶部，微软加入了全新的Microsoft搜索框。通过这个搜索框，我们可以快速检索到自己的所需内容，其中包括从文本到命令在内的本地内容，以及包括最近协作的人、帮助在内的在线内容，用户还能通过点击“查看...的更多搜索结果”来获取图片、知识、文件和网页内容。
Microsoft Office的功能选项藏得很深，这也算是国内用户经常抱怨的一点了。从实际体验来看，只要用户输入关键字，Office搜索就会自动给出对应的功能，同时也会自动搜索文内的关键字，这两项功能还是很好用的。至于查询在线内容这块，考虑到Office用的是必应搜索，小雷觉得还是自己上百度/谷歌查询更好一点。
针对初学者用户，Office 2021加入了不少Microsoft 365才有的高级创作素材&模板，只要轻击“新建”按钮，初学者就能在数以千计的丰富图标、优质模板、更多字体等高级创作素材中进行选择，每个人都能制作引人入胜的文档和演示文稿。
不管是学生，还是上班族，我想都应该经历过需要制作课题报告、求职简历、期末PPT而在网上翻找对应素材的时候。从个人实际体验来看，Office 2021提供的创作模板涵盖了报表、发票、商务票据、求职信、聚会邀请函，各式各样的PPT也是一应俱全，使用起来还是非常便利的。
既然是和Windows 11同时发布的官方应用，那么Office 2021自然也要为Windows11的新特性做出一些改变，而这就意味着和Windows 11系统一致的圆角设计、全新的调色板和扁平化设计的功能选项卡。从个人观感来看，整体设计其实变化不大，但是观感确实更加清新明快，也和Windows 11的界面风格更贴合。
值得一提的是，这次微软还专门针对深色模式进行了优化。以往我们在Windows 10系统里面调整为深色模式，只有Word的UI会变成深色模式，文档的颜色依然是亮白色。现在，Word 2021终于可以正确地提供深色画布了，这也让Windows 11的深色模式实用性大大提高。
接着，让我们来看看具体应用更新内容。Word 2021主要更新了OpenDocument (ODF) 1.3 的支持，同时加入了行焦点功能。用户可以通过“视图”-“沉浸式阅读器”-“行焦点”来开启该功能，将自己的阅读范围限制在一行、三行或是五行，以提高工作时的专注度，不受其他因素的影响。
Excel 2021主要新增了9个函数，这些原本是Office 365订阅用户独享的函数，现在全添加到了Excel 2021里，其中包括了可以逐行查找表或范围中需要的任何内容的XLOOKUP函数，可以从后向前查找对应数据位置的XMATCH函数，可以为计算结果指定名称的LET函数，以及六种全新的动态数组公式。
利用全新函数功能，数据处理可以变得更加专业便捷。XLOOKUP 函数可以很容易地查找表或范围中的内容，例如，通过商家代码查找对应的代理成本，或根据员工ID查找员工姓名。如图所示，我们使用XLOOKUP函数，将一个单元格指定为可以在其中键入商家编码的单元格，并将另一个单元格指定为将显示您键入的对应代理成本的单元格，这样就可以在一列中查找搜索词，并从另一列中的同一行返回结果，而不管返回列在哪一侧。
新的动态数组功能让您可以在表格的第一个单元格中编写一个公式，并返回一个值数组。其中，FILTER函数可以根据条件筛选多条记录，SORT函数可以对表格进行排序，SORTBY函数可以让表格根据多条件排序，UNIQUE函数可以提取唯一值，SEQUENCE可以批量生成序号，而RANDARRAY可以批量生成随机数，具体操作可以参考下图所示。
PowerPoint 2021的改进主要在于亮点，其一是墨迹重播功能，可以记录用户的手绘墨迹动画以供稍后播放；此外，PowerPoint 2021还允许用户自行录制幻灯片并将其另存为视频文件，给用户提供了便利的功能。
总的来说，对比Office 2019，时隔三年推出的Office 2021新增了不少原本只在Microsoft 365中提供的功能。不管是全面改进的性能，完整的实时协作模式，好用的创作模板，新的智能搜索框还是更加清新圆润的用户界面，都能让我们轻松看出Office 2021对比前代产品的革新之处。
目前Office 2021中文版已经正式发售，其中家庭和学生版748元，小型企业版1998元，专业版5298元，这和上一代Office 2019完全一致。三大版本区别主要是包含套件的多寡，其中家庭学生版包括Word、Excel和PowerPoint，小型企业版多出Outlook（日程邮件管理），专业版则又要多出Access、Publisher等应用。
更好用的Microsoft 365
接着，让我们看一下Microsoft 365吧。和Office 2021不同，Microsoft 365是一种订阅制服务，这也就意味着用户无法通过买断费用拥有这款产品，而是需要定期支付订阅费以访问 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等办公软件。与此同时，Office 2021 客户只需支付单笔费用即可换取应用的终身许可证。
那么，Microsoft 365的优点在什么地方呢？首先，和Office 2021几乎不会再获得任何功能更新不同，Microsoft 365的功能是常换常新的，所有Office应用和服务都会通过Microsoft 365自动更新最新功能和改进，这意味着Microsoft 365用户不仅能够通过该服务获得Office 2021的改进，未来还能获得更多功能上的实时更新。
在功能上，和Office 2021不同，Microsoft 365为用户提供了不少基于云计算的AI功能。首先是Microsoft编辑器，这是微软提供的一个AI写作辅导插件。普通版用户使用该插件可以自动检测文档语法或拼写错误，高级版用户更可以享受修改建议，检查表述是否清晰、简洁和正式，帮助用户撰写专业、准确的文档。
除此以外，AI技术在PowerPoint和Excel上也有应用。Microsoft 365不仅能分析PPT中的文字、图片、形状等素材，提供专业的美化排版建议；也能够通过AI技术为PPT演讲内容生成不同语言的实时字幕，方便外籍同僚理解；甚至还能借助AI分析表格中的数据，发现蕴含趋势，提供多种图表和数据透视图建议。
对于喜欢使用OneDrive云存储的用户来说，Office 2021附赠的5GB共享空间不一定够用，而Microsoft 365提供了高达1TB的共享空间，让你可以放心地开启自动同步功能，再也不怕文件恢复/误删除的情况发生。配套的OneDrive 个人保管库，更是可以保证重要文件的电子版以安全的方式存储在云端，需要时触手可及。
目前Microsoft 365和Office 2021在功能上的差别并不多，主要还是在云计算、云储存方面存在一些差别。当然，这是因为Office 2021刚刚发布的原因。举个例子，Excel 365在2019年8月收到了XLOOKUP功能，但是该功能并没有被添加到Excel 2021身上。换言之，对于Office 2021 版本用户来说，你现在看到的就是你将得到的。
总结
总的来说，尽管这次Office 2021只是一次增量升级，让Office的功能跟上Microsoft 365的步伐，但是已经足够实用。其次，微软让Office也能享受到比较完整的文档协同功能，但是却只提供5G共享空间，明显存在着吸引用户购买Microsoft 365的想法。让所有用户都能够参与协同工作，更好地提高团队和整体的工作效率，或许就是微软的宏愿吧。
那么问题来了，Microsoft 365和Office 2021，究竟应该怎样选择？
小雷认为，如果你是年轻学生、普通文员或是退休人员，基本只使用Word、Excel和PowerPoint的原有功能，不需要云存储，也不怎么使用联网的AI功能，那么一次付费终身享用的Office 2021确实是个不错的选择，毕竟这款产品的功能已经非常稳定且完整了，说是市面上最好用的本地办公应用也不为过。
如果你是一名全职上班族，经常上传文档和同事进行协作办公，需要整整1TB的共享空间，或者说你需要最新和最好的功能，喜欢AI写作、AI纠正、AI主动分析等智能功能，并希望每月都能获得功能更新的话，那么Microsoft 365是你的不二之选。更别提Microsoft 365可以购买家庭版，最高可共享给六人使用，实际性价比可能比Office 2021还要更高。
不过就像生活，凡事都没有一刀切的解决方案。在购买新的Office之前，你应该好好地问问自己，“哪个对我来说更有价值？这个功能对我来说真的是必要的吗？” 当你考虑了自己的情况后，例如你将如何使用Office、你真正需要的需求以及你拥有的其他选项，你自然就可以作出最适合自己的选择。
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