Office2013中必看的几大特色介绍

全新的Office 2013带来触控平板、云端最佳化的微软办公室文书软体。

　　1、Office 2013 与Office 365 的关连性？

　　使用者下载安装Office 2013时，会看到另一个名词，就是Office 365，究竟这两种「Office」有什么差别？Office 2013跟过去的Office 2007、2010一样，是安装在作业系统上的套装文书处理软体，而Office 365则是内含Office软体，同时包含微软提供的文件线上储存、分享与同步，电子邮件托管、线上整合通讯的订阅收费制文书处理网路服务。



　　Office 2013是微软最新版的套装文书处理软体。

　　微软目前推出这个Office 2013预览版，是直接包在Office 365这个服务里发布，但是未来正式Office 2013时，使用者仍然可以单纯只购买套装软体本身，并且登入Windows Live帐户后，完成简单的文件线上储存与分享。



　　Office 365是适合小型到中大型企业使用的云端办公室软体服务，7月也在台湾正式推出，也可先免费申请试用。（试用网址：http://tinyurl.com/8bgzmvv）

　　2、Windows 8 风格介面，推新Web Apps

　　用惯了Office 2010的人可能在使用2013的时候，惊喜感会稍微少一点，因为在程式介面上依然有着简单且容易理解的Ribbon选单，但可以看到承袭Windows8以来，更加清爽的风格画面，图示颜色简化，让使用者不会分心，看起来越来越像手机、平板上的Apps，而非传统的Windows应用程式。



　　从程式开启画面就可以感受到Windows 8的Apps风格。

　　程式的起始画面也跟过去不同，使用上较为直觉，首先在左边的色块区域会列出最近储存在SkyDrive或本地端，使用过的档案，右边则是有更多的范本可供选择。此外，微软也因应Office 2013，同步特地推出全新的Office Web Apps预览版，介面风格与2013相当相当一致。

　　3、强化触控平板介面支援，将推出RT版本

　　Office 2013除了一定会有的x86架构版本外，因应现在平板电脑发展趋势，也将首次推出Windows RT版，也就是未来使用ARM处理器的Windows RT平板，也将会预载Office 2013，我们在预览版上就可以看到一些强化触控功能的尝试，最显而易见的就是使用者可以手动开启触控模式，此时Ribbon选单中图示与工具间的空格加大，方便较滑鼠大很多的手指点选，但这仍然只是一点小强化，相较于其他的原生手机、平板触控App，使用上还是不够方便，仍有改进空间。



　　如果你用的是触控电脑或平板，开启触控模式后点选会较为方便。

　　4、云端、本地，一档两地存

　　Office2013最大的改变就是把SkyDrive整合进来。存档时除了在本机电脑上储存之外，也会在SkyDrive内存一份。这样的作法能确保档案的安全性，就像有些人会习惯将档案放在Dropbox同步资料夹，让档案会自动备份到云端上。现在就算是本地电脑端的档案误删了，一样可以在SkyDrive上找到档案，非常实用。



　　只要你的工具能够上网，就能编辑、存取放在云端的档案。

　　另一个好处是让跨平台编辑、存取变得更方便，未来工作环境跟工具会不限于办公室、桌机、笔电，可能还会需要用平板、手机进行文书工作，这时我们只要登入SkyDrive就能立刻线上编辑，不管是透过Office 2013或Office Web Apps都很简单。



　　将档案备份到云端后，就算本地端的电脑出了问题，也能确保文件不失。

　　5、线上安装与直接安装程序注意事项

　　看完以上的重点介绍后，如果已经开始跃跃欲试了，那就可以开始着手安装了。目前有两个公开可使用的版本，第一个是Office 365 Home Premium版，使用者可以用自己的Windows Live帐号登入后，直接线上安装程式；第二个则是Office 2013 Professional Plus版，有32位元与64位元两个不同版本的下载网址，使用者需直接下载完整执行档后，如果使用者网路不稳定，可选择这个版本，先下载下来再安装。

　　目前有两个公开可使用的版本，第一个是Office 365 Home Premium版，使用者可以用自己的Windows Live帐号，登入线上安装；第二个则是下载版的32位元、64位元Office 2013 Professional Plus版，如果使用者网路不稳定，可选择这个版本，先下载下来再安装。这两个版本最大的差异在于前者包含的主程式有Word、PowerPoint、Excel、Access、OneNote、Outlook、Publisher，而Office 2013 Professional Plus还多了Lync、InfoPath Designer、InfoPath Filler这三个程式。

　　Office 2013下载资讯



　　Office 365 Home Premium版安装网址：http://www.microsoft.com/office/preview/en

　　Office 2013 Professional Plus 32位元版下载网址：http://tinyurl.com/7owumpl

　　Office 2013 Professional Plus 64位元版下载网址：http://tinyurl.com/7sbxc9u

　　Customer Preview版标准系统需求



　　如果你只是想尝鲜，但是不想原本电脑上的旧版Office被Office 2013取代的话，建议线上直接安装Office 365 Home Premium的，系统会自动额外安装Office 2013在另一个资料夹，新旧Office并存。但是如果采用的是直接下载Office 2013 Professional Plus执行档安装的话，要点选保留旧有版本，才不会覆盖旧Office。



　　在Upgrade标签下，记得勾选「Keep all previous versions」，才不会把旧版Office移除。



　　线上安装的过程中，会先安装PowerPoint，然后秀出Office这次的新功能重点，让你一边等一边学。

　　如果你是微软TechNet的订阅者，可以下载到繁体中文版的「Office Professional Plus 2013」，下载页面(如下图)为：http://goo.gl/2VbK3。



　　TechNet 订阅是微软提供给技术人员使用的付费服务。

　　Word 2013：PDF功力大升级

　　在最新版的Word 2013中，我们也看到好几项功能的再强化，像新增了PDF编辑功能，对于排版简单的PDF文件，我们已经不再需要先转换成Word，就能直接读取、直接编辑。

　　全新的线上图片与影片插入功能，让使用者从Bing、YouTube、Flickr、SkyDrive等网路来源，直接搜寻并插入想要的多媒体资料，完全无需另开浏览器复制、贴上。而过去这一堆文件中多媒体资料，很容易造成使用者排版上的麻烦，但是现在不用担心，直接拖拉资料就可以立刻查看文件排版有没有乱掉。

　　原生支援云端，使得多人协同编辑文件变得更简单，而全新的追踪编辑与注解功能，能让你的文件即使再多人编修过，也能保持在最高的简洁与可读性，但在需要时，仍然能清楚的检视所有人修改过的，有意见的文章段落。



　　Office家族中最多人使用的Word，这次的改变要让你刮目相看。

　　存档加编辑，PDF功力大升级

　　Word2013多了直接编辑PDF的功能，不用再像过去要把PDF转成Word文件，才能进行修改。虽然听起很不错，但试用时发现，「编辑PDF」这个功能的实用程度，会跟这个PDF文件的复杂程度相关，例如，如果你一开始是用Word制作简单的文加图PDF文件，那直接编修时版面就很完整，不会跑掉。但是如果是文、图排版复杂的PDF文件，开启后会发现整个版面都乱掉了。另外，如果是那种文字图形化的PDF文件，也??没有办法编辑其中文字。

　　因此就目前来说，最适用编辑功能的PDF还是那些直接由Word存档成的文件，不管是纯文字，还是文加图，Word 2013都能有效辨识出来，再次编辑非常方便。



　　用Word开启PDF文件后，点选「VIEW」的「Edit Document」。



　　像是这种用InDesign排版出来的PDF文件，一打开整个版面就乱掉了。

　　全新翻页阅读模式，平板超适用

　　在Word 2010中，我们可以看到在「检视」中，有一个阅读版面配置，会把几乎所有的功能都隐藏起来，只剩下文件本身，很适合用在单纯检视或只做一点点注记的用途上。而在2013中，为了因应未来的平板触控功能而更加进化，切换为阅读模式后，除了介面更加简洁之外，点选Page Up、Page Down，或者左右方向键时，文件会左右翻页，如果搭上一个平板电脑，就好像真的拿着纸本书在看一样。



　　一般人的阅读习惯都是左右翻页，Word 2013也注意到这一点。

　　除此之外，更令人惊艳的是微软也特别强调，阅读时眼睛的舒适性，在阅读模式中可以选择暂时转换文件的底色，选择米黄色时检视文件会较白色舒适，如果需要强调文字内容，也可选择高对比的黑色底色配白色文字。



　　除了是文件编辑程式，Word 2013也是合格的电子书阅读软体，让使用者不只好写也好看。

　　直接搜寻与插入线上图片、影片

　　Word 2013已经可以直接线上搜寻图片、影片，直接插入文章。点选「Online Pictures」看到目前开放的有Office.com Clip Art、Bing图片搜寻，或自己登入连结Flickr、SkyDrive帐号后，使用者就能搜寻、浏览图片后下载插入到文章里。



　　如果有把图片存在Flickr、SkyDrive的习惯，用这个功能省掉很多麻烦。

　　如果想要文章内容更加丰富多元，也可以选择「Online Video」插入线上影片，这里的来源包含YouTube、Bing影片搜寻，也可直接填入已知的内嵌网页程式码，而且点击后会出现小视窗播放，不需打开浏览器。要注意的是，如果使用者发现「Online Video」被反白无法点选的话，要到「Files」标签下的「Info」，点选「Convert」，把你的文件转换成Office 2013格式才行。



　　Office 2013版本文件就能使用这个新功能，作报告时想要图、文、影并茂再也不是问题。

　　文件内图片、影片智慧排版

　　除了很方便的插入线上图片、影片，在文章里的图影资料搬移也相当直觉，只要直接拖拉就可以即时看到文章的新排版，不需像过去一样要真的移动或复制过去，才能看到新版。拖曳调整图影资料时，如果靠近页面上下左右边缘或居中的话，也会看到一条绿色辅助线，提醒使用者目前这些图片、影片处在文件中的哪个相对位。



　　拖曳图片、影片到任何地方，都能即时看到版面调整后的样子，方便度百分百。

　　另外，在图片、影片旁边，我们会看到一个新的「Layout Option」标签，能即时调整各种文绕图的方式，对于有经常变动图片、影片、文字版面需求的人来说，真的相当实用。

　　修订、注解功能改版，文件修改过程更简明

　　Office 2013全面启动云端储存功能，除了备份与多装置线上存取的优点外，就是方便使用者即时分享与协同编辑同一份文件，而在旧版Word中，启动追踪修订功能后修改内容，会在文件中以颜色、删除号标示更动内容，如经多人或多次修改，文件会看起来非常杂乱。但在新版Word 2013中，则预设将更动的内容隐藏起来，使用者只会在段落的左边看到一条红色直线，表示这段有修改过内容，如果想要详细检视，点选直线才会列出更动，从此看多人、多次修改的文件不会再头疼了。



　　预设为关闭，点选段落旁的红色直线，才会把修改内容列出。



　　写下你的意见，别的使用者能接着回应，阶层式设计清楚明白。

　　直接修改文章以外，有些人会在内容旁用注解，标示修改原因或提出疑问，在Word 2013中，这个功能有两大变化。首先是这个注解会以一个小对话泡泡的样子出现，点击后才会出现注解内容，更加不会影响使用者阅读，我们现在也可以把注解自由拖曳到文件其他部分，像是更接近文章修改的内容，让阅读的人更清楚。



　　注解会以小泡泡的方式出现，点选才看到，还可以自由拖曳移动。

　　第二则是加入了回应注解的功能，别的使用者能在之前使用者留下的注解内，用回应的形式再添加一个新注解，不同人留下的注解会有不同的使用者头像、名称，甚至连注解的时间也会列出，看起来会很像类似Facebook、Plurk这种短篇留言回文。



　　启用校正功能后，会在本文中反白显示有问题的段落，并且在校正工具内显示可能为文法或拼写错误。

　　PowerPoint 2013：打造超完美简报

　　打开PowerPoint 2013，第一眼的印象就是投影片变「宽」了，没错，这次的新版终于原生支援了16：9模式，跟上目前的主流显示器趋势，但是如果你公司或学校用的还是传统显示器，仍然可以转换为4：3格式。

　　在多媒体档案使用方面，跟Word 2013相同，都新增了线上图片、影片的插入，同时也多了图片的合并（Group）功能，不论是简单的几何图案，还是自己费心拍摄的照片，都可以随自己的想法自由拼贴，放置在投影片中。

　　跟着Office 2013简洁的介面，也新增了颜色滴管（Eyedropper）功能，使用者现在可以更容易的撷取照片或布景主题上的颜色，搭配到其他的图案元件上，让投影片看起来更佳的美观与清爽。

　　最后更不能错过的就是简报者检视模式的变革，新增了非常多实用的功能，像是虚拟雷射笔、局部放大与黑萤幕暂停播放功能，都能让你用上述那些新功能做好投影片后，播起来更加事半功倍。



　　绝佳的简报制作与播放程式，让你表现出最棒的报告功力。

　　图案、相片自由组合，还能简单统一版面色调

　　PowerPoint 2013在图片功能上首先是带来了合并功能，只要使用者点选任意复数物件，再按下滑鼠右键选择「Group」，就能合并成一个新的图形物件，也可以另存，下次再使用。利用这个功能，我们就能任意组合现有的几何图案成绝无仅有的特殊图案，当然，除了图案以外，就连相片也可以自由拼贴。



　　一次点选复数的图形，就能用「Group」合并成新的图形。

　　除了合并功能，新的滴管功能也相当实用，使用者可以自由选择把简报档中的其他图形物件的色彩，套用到其他的图案上，让简报档色调更加统一，观看时更加舒适。



　　用颜色滴管功能，能让简报中的颜色互相统一。

　　智慧简报者模式，完整掌握报告流程

　　新版PowerPoint最大的改进就是简报者检视模式了。当我们做好简报后，开始播放时，会切换成新的简报者检视模式，如果有外接显示器或投影机，在两个萤幕中会分别显示简报内容与简报检视画面。在简报检视画面中，会提供包括计时、备忘等资讯，使用者还可以用滑鼠充当雷射笔，提示观看者简报的重点，甚至还可以局部放大简报内容，放大提示字体，以及让萤幕暂时变黑，不显示投影片等等，比2010版功能强化非常多。



　　画面更清爽以外，也增加许多新功能。



　　除了用雷射笔指示，直接局部放大投影片重点，更能有效提醒读者。

　　Excel 2013：分析大师换你当

　　每一个Office 2013的软体都有各自代表的底色，而在开启程式后，左边就可看到Excel的代表色为绿色，右边看到预设许多丰富样式的试算表，让使用者选用。这次主要新增了三大功能，分别是快速填入、快速分析与建议图表功能，都是大幅节省时间，强化使用效率的超有用功能。

　　如果你要在在新的栏位中组合旧有栏位的资料，就可以启用快速填入（Flash Fill）功能，只要在新栏位中输入前几格内容，Excel 2013就会依据使用者之前的输入内容，自动补齐同一栏中其他栏位的内容。快速分析（Quick Analysis）更是懒人的好帮手，选取一个数据范围就会跳出快速分析按钮，随点随筛选出重要的数据资料。

　　最后，就算你对怎么产生图表一窍不通，也可以利用新的建议图表功能（Recommended Charts），帮你选出最适用的视觉化整理方式，不用再担心老师、老板嫌你给一堆看不懂的数据了。



　　让很多人头大，却又不得不学的Excel，变得更聪明，更自动化。

　　快速填入功能，省时又省力

　　虽然过去Excel已经可以自动帮我们填入有顺序的序号数字之类的资料，但是在新版的快速填入功能，则可以依据已输入过的资料为依据，帮你「预测」新的栏位要填入的资料。例如，你在表格中第一列里，已经建立过20个以「名.姓@网域」（例：Nancy.Freehafer@fourthcoffee.com）为规则的资料，而在第二列的第一个栏位，我们输入名字（例：Nancy），则第二列接下来的栏位，Excel 2013就会自动帮你补上相对应的名字。



　　透过Excel自动分析与填入资料，不用再做大量重复的KeyIn工作。

　　这种从一个资料栏自动拆到其他栏的作法，是资料剖析的一种，能找出你资料结构的范型，帮你完成你接下来的工作。



　　输入中文资料也不会影响Excel的资料剖析判断。

　　资料快速分析一指间

　　资料填写完以后，当然是要分析趋势，或者制作成图表了。在新版的Excel中，使用者只要选取特定栏位范围的数据，右下角就会出现一个「Quick Analysis」按钮，可以选择把这段数据格式化分析、图表分析、总量分析、表格分析或火花分析，展现出这段数据背后代表的意义。



　　输入一堆数据不难，再利用快速分析功能帮你找出数据的规律与意义。

　　另外，如果使用者觉得快速分析所提供的6种格式分析选项太少，也可以圈选表格范围，到「HOME」标签下，选择「Conditional Formatting」，里面一样有提供跟Excel 2010一样的格式化分析条件，让你一眼看穿资料的轻重大小。



　　快速分析只提供六个常用的格式化条件选项，其他的仍能在「Conditional Formatting」中找到。

　　图表建议功能省时又省力

　　分析资料时，运用图表来说明无疑是最清楚的，但你总是在犹豫要用选择哪一种类型的图吗？现在Excel 2013有一个提供建议图表的新功能，圈选要分析制作成图表的数据后，在Insert标签下，选择「Recommended Charts」，就会列出最适合的各种类型，帮你省下许多的麻烦。



　　不管是老师或老板都不想看一堆密密麻麻数据，这时就该启用建议图表功能，给他们一个最简明的分析。

　　觉得利用图表建议功能做出的图表，少了一些元件或是提供的资讯不够充分，这时就可以利用图表旁边的Chart Elements增加一些资料标签，Chart Style改变图表的风格、颜色，或者用Chart Filter隐藏图表资讯。



　　不管是想要在资料上新增标签、隐藏不需要的图表资讯，还是改变图表风格，通通可以简单完成。

　　枢纽分析表的用途，是把项目繁杂的工作表进一步化为提供比较功能，显示关联性，并提供有用的趋势分析，最大的优势是面对大量的资料时，能够快速合并与比较，存取出真正有意义的资讯。



　　启用建议功能，就能看出分别代表资料不同意义的各种枢纽分析表。