PowerPoint实用技巧大全

PPT教程 2021-10-12 09:38:53

十一、演示文稿合并技巧
此功能与Word XP中的文档合并非常类似，你可以将多个PowerPoint XP演示文稿合并成一个，而且每一部分仍保持原来的外观：先打开一个PowerPoint演示文稿，选择“工具”→“比较并合并演示文稿”，在对话框中找到待合并的目标文件，单击对话框中的“合并”按钮。按提示继续操作，目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前，保存后就会成为一个新的演示文稿。

十二、文档减肥

1、取消快速保存减肥文档
选择“工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击“保存”标签，再选中“允许快速保存”复选框，再单击“确减肥文档定”关闭对话框就可以了。
由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。
2、另存文件减肥法
选择“文件”→“另存为”，再把当前PowerPoint文件另存一下即可让PowerPoint文件减肥，效果绝对立竿见影！
3、减小图片的长宽
首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。
3、图片建议保存为JPG文件
有时拿到两份同样几十页的PowerPoint文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。如果原图片尺寸很大，最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图片中无用的内容剪裁掉。
4、插入WMF格式文件令文档更小
如果插入的图片是WMF格式的剪贴画，那PowerPoint文件也将会很小。
5、内部压缩法
为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制作速度。为了解决这个问题，PowerPoint XP增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”，然后单击“图片”选项卡中的“压缩”按钮。你可以在“压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或更改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。
6、使用链接的对象代替嵌入对象
将对象嵌入到Word文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时，方便地更新PowerPoint文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。

十三、让多个动作连续进行

如果在一张幻灯片上制作了多个动作以后，可能需要几个动作连续进行，如果靠用鼠标单击来触发，往往会控制不好，使得动作效果不好。PowerPoint中提供了使几个动作自动连续进行的方法：

在制作完当前幻灯片上所有动作后，如果希望动作二在动作一后自动进行，只需在主窗口右边的任务窗格中单击选择该动作二(如果没有出现任务窗格，只需要用邮件单击一个对象，在弹出菜单中执行“自定义动画”就可以了)，然后单击动作二右边的向下箭头，在弹出菜单里执行“从上一项之后开始”。

如果想连续多个动作，只需要先按下Ctrl键，然后用左键选择所有希望连续的动作，同样运用上面的方法执行“从上一项之后开始”。

十四、复制其他演示文稿中幻灯片

通过PowerPoint中的“幻灯片搜索器”，可快速从其他演示文稿中复制幻灯片：在普通视图中的“幻灯片”窗口中，选中将要复制的幻灯片，再选择“插入”→“幻灯片(从文件)”。在弹出的“幻灯片搜索器”对话框中，单击“浏览”查找文件，在“浏览”对话框中选择文件，再单击“打开”。如希望幻灯片能保持当前的格式，在“幻灯片搜索器”对话框中选中“保留源格式”复选框。否则，复制的幻灯片将统一采用将其插入时前一张幻灯片的格式。完成设置后，单击“关闭”关闭对话框即可。

十五、复制配色方案

如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法：在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新着色；如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是：同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。

十六、“隐藏”幻灯片中“声音”图标

把声音图标拖到幻灯片之外，这样在放映幻灯片时，就看不到图标了。

十七、使用鼠标滚轮滚动和缩放文稿

如果你使用的是滚轮鼠标，那可以在PowerPoint中非常方便地进行滚动和视图缩放：用手指滑动鼠标的滚轮，可以向上或向下滚动幻灯片；按下Ctrl键不松开，并用手指滑动鼠标滚轮，那将会放大或缩小当前视图；按住Shift键不松开，再指向标题，用手指滑动鼠标滚轮，将会展开或折叠大纲。

十八、在PowerPoint中插入Flash动画

打开PowerPoint，单击“视图→工具栏→控件工具箱”命令，这将打开ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清单，选中“Shokewave Flash Object”选项后光标将变成十字形。

用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置。拖好Flash窗口后，右击该窗口。在弹出的菜单里的选择“属性”项，在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入广告屏蔽格式电影文件的URL或路径。如果广告屏蔽电影文件在PowerPoint文件的同一目录下，则键入广告屏蔽文件名即可。

十九、插入公式

1．在需要插入公式的幻灯片中，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式3.0”选项，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式”工具栏上的相应“公式模板”按钮，即可编辑制作出所需要的公式来(参见图)。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。

小技巧：

①由于“公式编辑器”不是默认的安装组件，请利用Office安装盘，通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能，进行安装。

②如果进入公式编辑状态后，“公式”工具栏没有展开，执行一下“视图→工具栏”命令就行了。

③插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、定位一下。

2.在PowerPoint中制作彩色公式

首先利用公式编辑器制作好公式，然后返回PowerPoint编辑状态。将公式拖至目标位置放置，然后拖动尺寸控点将公式的大小调整至最佳尺寸。

单击“视图→工具栏→图片”命令，打开“图片”工具栏，单击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，打开“图片重新着色”对话框，选中“颜色”复选框，单击“更改为”下拉箭头，弹出下拉列表，单击“其它颜色”选项，从调色板中选择所需要的颜色，如“红色”，单击两次“确定”按钮返回到PowerPoint编辑区中，可看到公式颜色由黑色变为红色了。

二十、在幻灯片播放中途暂停

如果在做幻灯片演示或教学的时候有人问一些问题，或者是需要中途休息的时候，让幻灯片暂停是很有必要的。而且这并不需要在制作时下功夫，只要在播放时按一下“Ｂ”键则会显示黑屏并使幻灯片暂停，而按一下“Ｗ”键则是一张空白画面，两个键都是“乒乓”键，再按一下返回刚才放映的幻灯片。

二十一、解说与文字同步

在幻灯片的播放过程中，使解说与文字同步是一个令人头疼的问题，一般情况下都采用“自定义动画”中的按字母形式向右擦除，但是在出现大段文字的时候，这个方法就有些不适用了。其实可以换一种方法处理文字，只要按需要把这一段文字分成一行一行的文本框，甚至于几个字一个文本框，然后对每个文本框中的字分别设置它的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔“Ｎ”秒，就可以使文字与解说出现的速度相一致了。

标签： powerpoint PowerPoint实用技巧

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