在word中制作和打印信封的方法？

WPS教程 2021-12-26 13:45:32

在word中制作和打印信封的方法？信件，是20世纪人们之间通讯的重要工具之一。现在虽然大家都很少写信了，但是在一些商务场合，信件仍然有其不可替代的作用。比如申请信用卡，就必须通过挂号信的形式邮寄到申请人手中；一些活动邀请函之类的商务文件也会以邮寄的方式发出。

因此，在职场中，制作和批量打印信封仍然是一项非常重要的办公必备技能。今天回头哥就和大家说说关于信封的知识。

一、关于信封的标准

我们现行的信封国家标准GB/T1416-2003是2004年6月1日执行的标准，此为第三次修订版本。第一版是1978年制订的。

新的信封标准的具体内容（引自百科）：

1、信封一律采用横式，信封的封舌应在信封正面的右边或上边，国际信封的封舌应在信封正面的上边。

2、B6、DL、ZL号国内信封应选用不低于80g/m2的B等信封用纸I、Ⅱ型；C5、C4号国内信封应选用不低于100g/m2的B等信封用纸I、Ⅱ型；国际信封应选用不低于100g/m2的A等信封用纸I、Ⅱ型。

3、信封正面左上角的邮政编码框格颜色为金红色，色标为PANTONE1795C。

4、信封正面左上角距左边90mm，距上边26mm的范围为机器阅读扫描区，除红框外，不得印任何图案和文字。

5、信封正面离右边55mm~160mm，离底边20mm以下的区域为条码打印区，应保持空白。

6、信封的任何地方不得印广告。

7、信封上可印美术图案，并位置在正面离上边26mm以下的左边区域，占用面积不得超过正面面积的18%。超出美术图案区的区域应保持信封用纸原色。

现将国内通行信封标准尺寸列表如下，单位为mm。

现行国内信封标准

代号长宽备注

B6176、125与现行3号信封一致

DL220、110与现行5号信封一致

ZL230、120与现行6号信封一致

C5229、162与现行7号信封一致

C4324、229与现行9号信封一致

其中ZL（230mm*120mm）规格的信封一般适用于自动封装的商业信函和特种专用信封，比如国内信用卡邮寄时所用的信封，就是使用的此信封规格。

二、批量制作信封

Word邮件合并功能提供了非常方便的中文信封制作功能，只需要简单的几步，即可制作出标准的封信来。现在，我来向大家介绍批量制作信封的方法。

第1步：准备数据源

提前将需要批量制作信封的收信人信息在Excel中整理出来，比如下图，我按姓名、职务、单位、通讯地址、邮编等字段对收集人信息进行登记。在整理信息的时候注意，一定要让字段名称处在工作表中的第1行，不要在工作表中使用“表标题”。

第2步：启动中文信封制作向导

单击【邮件】选项卡中的【中文信封】命令按钮：

就会打开“信封制作向导”对话框，现在可以创建信封啦！

第3步：选择信封样式

单击上图中的【下一步】按钮，在【信封样式】下拉列表框中选择合适的信封样式，此列表框中列出了国内、国外两大类信封格式，比如这里选择ZL标准信封：

另外，在上图第2步中的4个复选框中所列的邮编框、书写线和邮票框等信封元素，可以根据实际信封的状况来决定选择，取消选择后会在预览图中看到效果。

在上图中单击【下一步】命令，可以选择生成信封的方式和数量：

第4步：设置收件人信息

如果仅需要打印1个信封，可以选择【键入收信人信息，生成单个信封】选项，单击【下一步】后直接录入收信人信息：

这里我们要批量打印很多信封，所以保持原来的【基于地址簿文件，生成批量信封】选项不变，直接【下一步】：

单击【选择地址簿】命令，从文件中选择前面我们准备好的数据源，Word会自动识别数据，在【匹配收信人信息】列表中，将数据源中的字段指定到收信人对应的信息，完成数据匹配：

第5步，录入寄信人信息：

单击上图中的【下一步】命令按钮，录入寄信人信息：

录入完成后，再单击【下一步】命令，进入最后一步，单击【完成】按钮，Word就会自动根据数据源生成一个包含多个信封的新文档，效果图如下：

最后，将新文档保存即可。