WPS如何提高编辑文章的效率

WPS教程 2022-03-20 18:59:52

如今，越来越少的人玩笔杆，越来越多的人敲键盘。在电脑上写东西离不开修改，修改自己的文章，修改别人的文章，以及许多人修改同一篇文章……会有许多影响效率的问题。下面介绍使用经典文本编辑软件EmEditor和国内办公软件WPS提高文章修改效率的三种先进技术。

1.为了解决内容替换的问题

如果在修改文章时发现统一的规则有很多问题。例如，对于从互联网上收集的文章，由于奇怪的网页格式符号，复制的文本可能在每个段落后包含一些无用的字符串。这种字符串通常不仅内容不同，而且长度也不同，不能通过普通替换来完成(图1)。

(图1:处理前段尾的不规则字符串)

此时，要处理的文本首先被复制到空白的电子邮件编辑器文档中，执行Ctrl H命令以启动替换窗口，选择“使用正则表达式”复选框，“中药网络”。* $”输入到“查找”框中，“替换为”框留空，并且不输入任何内容(图2)。最后，点击“全部替换”，只需几秒钟就可以处理成千上万字的不规则段结束信息(图3)。在表达式中，“*”表示从当前位置开始的几个任意字符，而“$”表示一直到该段的末尾。

(图2使用简单的表达式来完成复杂的替换)

(图3显示了被处理部分的尾部是均匀的)

2.充分利用文章的复习技巧

传统的文章通常通过用彩笔画画来修改，修改后的文章一目了然。如果电子手稿是通过普通方式添加或删除的，通常不会有修改的痕迹。为此，WPS提供了一个模拟传统修改的审查功能。

要为其他人修改一篇文章并添加建议，只需点击“评论”菜单并使用“插入评论”按钮来插入评论(图4)。如果发现文章内容错误、重复或缺失，需要修改、删除或补充，可以使用“修订”按钮和下拉菜单直接修改文章(图5)。修改后的内容将自动显示为红色。

(图4及时插入修订)

(图5单击“修订”直接修订文章)

提示：

对于已被他人注释和修改的文章的处理，在阅读注释注释并理解它们之后，您可以通过“删除删除注释”命令删除注释注释。对于其他人修改的内容，可以通过“接受”或“拒绝”按钮来处理响应。“接受或拒绝修订”按钮有两个选项。您可以选择接受或拒绝当前选定的项目，或者一次拒绝并接受所有修订项目。

3.修改该条的其他困难

除了根据复习方法修改文章外，在日常工作中经常会有一些特殊情况。当有人为你修改一篇文章时，也许对方没有按照office软件的审阅和修改方法来处理，而是直接添加、删除和修改了文章，所以如果你不看原稿，文章中有什么变化，就不容易完全看出来。在这种情况下，可以使用WPS文本软件的文章“比较”模式来找出差异。

通过“审阅比较”输出文档比较对话框，指定修订前后的文档，然后单击“确定”按钮(图6)显示修订前后文档之间差异的比较屏幕。

(图6比较了两个文档的内容)

提示：

如果对结构复杂的大型文档进行比较和处理，可以根据处理后文档的性质，充分利用电子邮件编辑器提供的各种视图模式。例如，可以使用诸如大文件控制器、大纲导航、文件比较和分割窗口操作等功能来提高操作效率。

修改这篇文章的另一个困难是风格不一致。事实上，许多人写的文章中涉及的英语术语并不统一。例如，在windows上写的文章，一篇用大写字母写在Windows上，另一篇用大写字母写在Windows上，或者另一篇用大写字母写在Windows上，或者另一篇用大写字母写在WINDOWS上。在一篇文章中，重复和随机地进行手工修改更麻烦。此时，所选内容的批量转换将极大地提高效率。将文章复制到电子邮件编辑器中，选择要转换的英语术语所在的段落，并使用右键菜单命令“转换选择大写第一个字母”来一劳永逸地标准化英语术语(图7)。

(图7用右键菜单命令完成一次性转换)

此外，您可以自定义“宏”按钮，将初始字母更改为大写(或全大写全小写)。当您遇到拼写不规则的英语术语时，单击此按钮，非标准单词可以立即规范化。具体方法：通过“宏开始宏”开始录制宏，选择任意单词(如winDows)，从编辑菜单中选择“转换选择”进行转换操作(如“大写首字母”)，然后用“宏停止宏”命令停止录制，将宏命名为“大写首字母”。最后，宏工具栏打开，工具栏上显示“大写字母”按钮供以后使用。

提示：

尽管上述术语规范也可以用Ctrl-H批处理方法替换，但它需要至少完成两次，第一次用“WINDOWS”替换所有“windows”，第二次用“Windows”替换“Windows”。此外，如果有像“winDows”这样不规则的大写形式，将会缺少单词。但是，如果使用上述一次性全选转换或宏命令按钮进行自动处理，不会出现遗漏，因此速度更快、更准确。

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