excel 条件格式之标示数据类型基础教程

Excel技巧 2021-11-25 12:35:05

Excel 中的数据会表现为不同的形态，比如日期、时间、数字等等，会因为用户设置的单元格格式而改变。但本质上 Excel 只存贮四种类型的数据，即：数字、文本、逻辑值和错误。正是因为有了单元格格式这个功能，有时不同的数据类型会表现出相同的显示值。

在大的数据表格中我们是否可以很容易的区分出每个单元格的数据类型，方便我们管理和修改这些数据呢? 答案是可以的，而且很直观和方便。只要我们利用条件格式就可以很容易的实现。

认识条件格式

条件格式是微软从 Excel 97开始提供的一个实用的功能，随着每个版本的 Excel 的发布而不断的加强。所谓条件格式是指当指定单元格满足指定条件时，Excel 自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式，使用条件格式功能可以比较容易实现。如果再结合使用公式，条件格式就会变得更加有用。

条件格式可以实现一下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为 True，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为 False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。

示例：比如我们需要突出显示下表中销售量高于 10000 的销售员，实现后效果如图：

下面介绍一下具体的操作方法：

1、选中需要设置条件格式的区域 B3：C10 , 然后点击功能区上的开始标签-- 条件格式菜单 -- 新建规则菜单项，在弹出的新建格式规则对话框的选择规则类型中选择使用公式确定要设置格式的单元格，然后在为符合此公式的值设置格式编辑框中输入公式： =$C3>=10000 (注意这里的单元格引用需要用列绝对行相对的格式)，如图：

2、点击上图中的格式按钮，弹出设置单元格格式对话框，选择填充标签，在背景色中选择蓝色，然后点击确定按钮回到上图。如图：

3、点击第一幅图中的确定按钮即可完成设置：

小提示：我们所设置的条件格式的公式会要用于所选择区域，而不只是作用于第 3 行，所以我们在公式的区域引用的列参数中使用了$，这样列就成了绝对引用，而行是相对引用。

标示各种数据类型

通过上面的介绍，我们初步了解了条件格式的用途和用法。接下来我们就具体的讲一讲怎样标示表格中不同的数据类性。

我们说过 Excel 表格中事实上只存储数值、文本、逻辑、错误和空值等类型。那我们怎样将这些数据类型区分出来呢？这里我们可以用函数来取得单元格的数据类型，比如我们用 ISTEXT 函数来判断单元格是否是文本、用 ISNUMBER 来判断单元格是否是数值、用 ISERROR 来判断单元格是否是错误、用 ISLOGICAL 来判断单元格是否是逻辑值和用 ISBLANK 来判断单元格是否是空白

具体以下图为例，图中表格中有各种的数据，有左对齐普通数字，有错误值、文本等等，我们需要用条件格式将不同的数据类型用不同的颜色标示出来，好，我们马上就来具体演示一下怎样操作：

1、选中需要标示数据类型的区域(A1:G22), 然后点击功能区上的开始标签-- 条件格式菜单 -- 新建规则菜单项，在弹出的新建格式规则对话框的选择规则类型中选择使用公式确定要设置格式的单元格，然后在为符合此公式的值设置格式编辑框中输入公式： =ISTEXT(A1) (注意这里的单元格引用需要用行列相对的格式)，如图：