如何高效学Excel？

Excel教程 2021-10-08 08:52:24

所谓的“碎片化”学习，一般指的是通过对学习内容进行分割，进而对分割后的碎片化内容进行学习的方式。

碎片化学习的前提是对学习内容进行分割，也就是将一整块内容分成很多个小块，通过零碎的时间学习这些小块，进而积累以达到学习整块的目的。

但是实际上当下很多人的碎片化学习，真的只是学习了一些知识碎片，特别是以当下流行的短视频、自媒体平台图文技巧，或许别人是进行了内容分割，但是你学的时候无法拼成整块。

比如这样的教你合并单元格内求和，看起来很厉害的技能，其实叫我说，这种技能就是你掉进坑了叫你爬起来，而不是最开始提醒你不要掉进深坑。

所以如果你还未系统学习过Excel，如果你的学习起步是从这些30-60秒短视频技巧，5分钟阅读完毕的技巧文章，那么很不幸的告诉你，你的Excel能力将很难提升。

或许，你发现你会了很多高大上技巧：

比如你学会了如何单元格数字以”万元”显示；
你还学会了如何在合并单元格里编号；
你甚至还学会了一个叫做Ctrl+E的高招；
或者你还知道INDEX+SMALL+IF这种高深数组公式。

但是，我却发现你好多基础都没掌握：

比如日期和时间的本质；
比如合并单元格这个操作是很让人厌恶的；
又比如你根本都不知道Ctrl+E的名字叫做快速填充；
或者在公式里文本需要加双引号。

当然以上所述并不是说这些短视频、图文技巧没任何价值。而是需要我们辩证看待，就Excel初学者来说，这些技巧是毫无用处，而且大有坏处，而对于一些有较好系统知识的人来说，这些技巧能给我们知识体系做一个很好的补充，是所学知识的拓展。

简而言之，以上内容可归纳为一句话

学习应该是系统的，是循序渐进的！

这里的系统指的是学习Excel需要从整体出发，从功能板块出发，从实际场景出发，而不是从某一个具体的小技巧开始。而循序渐进指的则是学习Excel需要一步一步来，从常用的，从基础的开始，再深入，再到进阶。

这些其实也是学习知识最常见的过程，因为知识本身就有系统化的结构，不同板块之间相互关联，并不像学习了一个生活小技能拿来即用。

以上内容，虽然略显啰嗦，但却展示了原则性问题。大方向对了才能指导我们走向正确的下一步。

下面我们就以条件格式这个功能来细细讲解如何正确、高效、系统地学习Excel。

第一步、基本概念

每一个Excel技巧都有其对应的板块，或者确定的功能按钮名称，很多人在学习Excel时候，会出现学的时候觉得简单，等到用的时候怎么都想不起来功能叫什么，按钮在哪里。而出现这个情况的原因，就是对于功能的概念不清楚。

说到这个条件格式，我们可以拆成两个词。第一个是“条件”，什么叫条件，大于100是条件，前10名是条件，超过平均也是条件。那格式呢？那就更简单，单元格颜色是格式，字体大小也是格式。所以条件格式的概念，或者说用途，就是在特定条件下，让单元格显示指定的格式。

所以在以下这种情况经常用到。

比如，针对各年份不同月份的销售量，请把销量低于200的数字标红。

我们当然可以手动一个一个来，但是这样做既麻烦又不能保证完全正确。

那回到我们所学，这里不就是在特定条件（销量数字小于200）设置特定格式（标红）嘛，所以从这里我们就可以用到条件格式了。而这也是条件格式最基本的用法。

类似的，我们在学函数的时候，应该知道函数一般有参数，各个参数都是有什么用，每个参数其实都有英文对应，即使忘记了参数的顺序，看一下参数提示应该也能想起来。

第二步、标准步骤

每个操作都有标准的步骤，这就好比我们在学驾照的时候，教练会教我们标准的方法去应对考试，虽然在实际开车过程中不一定会用这个标准方法，但是这些标准方法是引导我们如何灵活使用现有功能。

回到条件格式这个功能，既然我们是要根据特定的条件设置特定的格式，那我们需要在哪设置格式呢？所以需要首先指定区域，也就是选择设置条件格式的区域。

这个动作看起来很基础，但实际上碰到不少初学者，问到诸如为什么我插入透视表不对，其实是选择的区域根本就不是要做透视表的那些数据，或者为什么我的右键没有设置图表的数据系列格式，其实你根本就没选中系列，那怎么设置。

好，那我们就选择区域。不要多选，也不要少选，你要在哪些区域设置，你就选择哪些区域。

然后就是设置，既然是条件格式，那就点开条件格式。

从我们的要求上就能看到，小于多少显示什么，在条件格式里对应就是突出显示，刚好，就有小于的选项，直接设置就好了。

所以下次如果是要100到300之间显示为绿色，那不就同样做么。只不过条件不同，格式也不同，但其实步骤一模一样。

第三步、扩展套用

所谓的扩展套用，其实就是通常说的举一反三的道理。但这个往往很多人觉得很难。

扩展套用的第一步，其实是需要我们去了解这个功能到底有哪些不同类型的设置。只有了解了到底有哪些不同的功能，才能在不同的场景下套用。

所以如果让我单就条件格式这个功能做30秒短视频，几百个不说，上百个真的是很随便就有的，但是有何用呢，如果只是这些同类功能的重复展示，就好比去学驾照，在同一个路上即使跑过千遍万遍，都不一定能应对实际道路上的哪怕一个小困难。

所以我们看下条件格式到底有哪些不同的功能。

突出显示，上面我们说了，最基础的设置，也是最符合条件格式这4个字的含义的。

最前最后规则，点开那就知道，这是选择数据的前几个或者后几个等功能，但是默认只有前10怎么办？

所以要说到扩展套用的第二点，也就是没事就多点点。点开了这个前10项，你会发现，这里默认前10，但是这个10你完全可以更改成你需要的。

所以很多时候，我们对一个功能不熟悉，没关系，多点一点，你就会发现这个功能用起来很简单。

第四步、细节深化

Excel这个软件经过这么多年的发展，基本能让我们轻松面对日常工作中99%的情况。所以哪天要是觉得哪个功能好像做出来效果不太符合我们所预期，没关系，大可以找一下细节设置。

同样回到条件格式，我们在表示完成率这种数值时候，用数据条可以非常形象表示数值大小。如下所示。

这里将数值大小做成了类似条形图的条状显示，可以一眼看出来大小之分。

但是这里有个问题，157%最高占了整个单元格，但是像116%这种，实际上已经超过了100%，但是却有不少空白，会让人一眼觉得好像完成率有缺口。

如果将超过100%的数据条都设置为占满整个单元格，其他不到100%的则会根据空白大小看出来缺口多少，岂不是比当前这种表示更合适？

所以，每当我们做完一个设置时候，再回头考虑一下实际场景，我们就会发现更多细节相关的设置。那么这里怎么设置呢？

直接设置数据条肯定不行，那我们就看看数据条是不是还有其他设置。

直接选择不行，但是在下面还有个其他规则，点开你就发现一些细节的设置了。

因为我们是要设置超过1就显示满的，那么只需要将最大值设置为1就好了。

为什么是设置最大值为数字1呢？回想下自动的设置，它是从当前选择区域选取最大值，其他的则是按照对应最大值的比例设置数据条长度，现在设置为1这个固定值比例，所以超过的只能是占满单元格，其他的则对应比例了。

那么问题来了？

如果让你改数据条颜色，你会么？
如果要设置低于某个值就没有数据条呢？
如果对于有些数据有负数值的该如何设置？
如果设置数据条方向从右向左呢？

我想这些都不是几个技巧，而是针对数据条这个功能的一系列设置。所以下次碰到不一样的数据条，其实都是在这个里面设置的。

那么我再问你

如果要设低于100%的为红色，且低的越多红色越深，应该怎么设置？比如这样的效果。

第五步、高级进阶

正如上一段所讲，Excel除了提供丰富的设置之外，还能提供我们更复杂的个性化设置。当我们发现常规的设置无法满足要求时，我们需要考虑利用一些高级一些的设置了。

比如回到最开始那个表，如果需要将上半年销量超过2000个的年份设置为红色填充，又该怎么做？

在这里，我们找了一圈都没发现有一个设置是对某列求和然后进行格式设置。但是我们发现除了现有的规则外，还有个新建规则。

在这个新建规则里，我们选择最后一项使用公式，实际上，这个公式很简单，但是如果你没学过引用方式，你知道这里是要用相对引用么？所以这些进阶内容，其实很多时候就是一些其他版块知识的结合。

而这个，只是这个条件的初级进阶，也就是解决现有设置不能满足需求的情况。如果你深入学习条件格式，你会发现可以利用条件格式来实现聚光灯效果。

这里也是通过设置条件格式，另外用到了一点点代码就可以实现这种聚光灯效果，但是说实话，这个效果实用性不高，所以这里也不具体展示怎么做的了。

但是另外需要特别说明的是，正如以上这种看似很厉害但实用性不高的聚光灯效果，我们很多功能板块的进阶内容，其实只是适用在很少的场合，所以大家碰到问题还是从基础着手，从现有功能的细节设置着手，而不是一味的寻求高阶方法解决普通问题。

以上是个人关于学习Excel的一些心得，是以条件格式这个功能作为示例，我想看完文章后，我们能对条件格式有个很全面的认识。同时结合每一点所涉及到的重要知识，能对我们学习更多的Excel知识产生启发。

很多板块的知识都可以按照以上的思路进行学习，不仅是Excel各个板块，Excel整个内容也可以按照，或者说office家族也都可以按照这样学，既保证了系统性的学习，也遵从了循序渐进的原则。

最后再啰嗦一句，如果你刚接触Excel，刚准备学Excel，先放下你关注的各个Excel大V，先抛弃那些你收藏的所谓实用小技巧，找一套系统的入门教程学起，找一套兼顾理论与技巧的教程，而不是纯粹的技巧堆积教程。

以上内容是老王我这几年，接触不少学员的实际情况有感而发，同时也是希望各位能真正提升Excel技能的肺腑之言。

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