word如何利用邮件合并功能批量、分别发送邮件给不同人员

Word技巧 2021-11-17 13:52:40

应用场景

按照下面图１所示Word文档"邀请函样本"中的邀请函样本批量发送电子邮件给不同的评审专家，每封电子邮件邀请函的抬头分别显示收件人个人的姓名，如评审专家"李白"收到的邀请函抬头为"尊敬的李白老师"。不同评审专家的姓名、邮箱等信息在图２所示的Excel工作表"评委信息"中。

Word办公技巧：用邮件合并功能批量、分别发送邮件给不同人员

图１

Word办公技巧：用邮件合并功能批量、分别发送邮件给不同人员

图２

案例操作工具

126邮箱、Outlook2016、Word2016、Excel2016。

操作步骤

１、将个人126邮箱中相应的POP3、IMAP服务开启，接着在Outlook2016中添加个人126邮箱账户，具体操作办法可阅读文章：如何在Outlook中添加126邮箱账户？

２、打开Word文档"邀请函样本"，执行"邮件"－"选择收件人"－"使用现有列表"命令，在弹出的"选取数据源"对话框中选择Excel工作表"评委信息"，在弹出的"选择表格"对话框中单击"确定"按钮。

３、返回Word文档"邀请函样本"，将光标定位在"尊敬的"和“老师”之间，单击"邮件"选项卡"编写和插入域"功能组中的"插入合并域"按钮，在下拉列表中选择"姓名"。接着在"邮件"选项卡"完成"功能组中单击"完成并合并"按钮，在下拉列表中选择"发送电子邮件"。在打开的"合并到电子邮件"对话框中，在"收件人"下拉列表中选择"邮箱"，"主题行"输入"邀请函"，"发送记录"选择"全部"，最后单击"确定"按钮。

４、打开Outlook工作界面，在"发送／接收"选项卡下"我的Outlook 数据文件"－"发件箱"中能看到要分别发送给３位评委的电子邮件，单击"发送／接收"选项卡下的"全部发送"按钮。在弹出的"Internet电子邮件"对话框中输入用户名和密码（该密码为126邮箱提供的授权密码，用于Outlook登陆126邮箱时使用，而非个人直接登陆126邮箱时的登陆密码。），最后单击"确定"按钮。接下来即可在个人126邮箱的"已发送"邮件中看到发送给不同评委的电子邮件。