word 如何利用邮件合并功能批量生成结业证书实例教程

Word技巧 2021-11-25 09:41:52

在职场中经常批量制作几十上百甚至上千都制作一份类似文件，如邀请函，请贴，结业证书等，而该类文档共同点在于文档大部分是一致，变化的是姓名、电话等信息，如果一张一张的排版打印，可能需要费时费力，使用word邮件合并功能来制作，5分钟就能全部搞定，这就是邮件合并的强大之处。

邮件合并：文档主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。先制作出相同格式文档如下图2，然后合并不同数据表如下图1，最后生成新的文档。

数据表

相同格式文档

第一步：单击【邮件】—【开始邮件合并】—【邮件合并向导】，然后出现“邮件合并”向导面板。在这一步默认选择的类型“信函”。其实这个信函是翻译问题，咱们理解它为如邀请函的正文即可。

第二步：“邮件合并”向导面板，单击“下一步：开始文档”，在第二步选择“使用当前文档”，表示使用当前文档排版内容为基础。

第三步：单击“下一步：选择收件人”，这一步是最关键的，就是把表格数据关联到文档中，在向导面板里，选择“使用现有列表”后下方选择表格后，会出现所有数据，直接确定。

第四步：单击“下一步：撰写信函”后，在这一步也是关键的就是数据表格的标题要放到文档里，单击“其他项目”然后出现“插入合并域”对话框，依次把表格标题放到文档合适位置。

第五步：单击“下一步：预览信函”后，当前文档合并域部分就会显示数据表具体内容。

第六步：单击“下一步：完成合并”，在向导面板单击“编辑单个信函”，在弹出“合并到新文档”对话框，直接单击确定。

最后word程序自动生成一篇新的文档，新文档就是批量生成后的文档，唯一变化的就是和数据表关联的部分。

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