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Word 中的邮件合并功能使用基础教程
word教程
2021-10-11 10:03:20
你的邮箱中，有没有收到过类似的邮件？乍一看，这封邮件好像是专门为你而发的，邮件标题里写着你的名字，内容中写了你的大学、专业等等个性化信息。但仔细一想，你又肯定知道，这种类型的邮件，绝无可能是对方专门为了你而撰写的，肯定是批量群发的。
如果你的岗位是互联网运营，那么你对这样的邮件肯定不陌生。通过邮箱触达用户时，加上这些个性化的内容，显然用户会更愿意点开和了解。一般在大型的互联网公司，这样的邮件往往会有研发的参与，能够帮助你自动批量生成个性化的邮件。不过，如果你只是想自己试试手，其实完全无须研发的介入，通过 Word 也可以做到。而且，通过本文你会发现，除了生成这样的邮件之外，它还有不少应用的场景。
邮件合并是什么？
在 Word 中，许多人最陌生的选项卡可能就是「邮件」了。的确，如果不熟悉 Word 的话，切换到这个选项卡，一半多的按钮都是不可点击的状态，唯一能点的几个按钮，点击后又会跳出来一堆不明所以的子选项。
但其实，这个功能的本质，用一句话来概括：就是以固定模板来批量生成动态内容。怎么理解这句话呢？回过头去看看文章开头的那封邮件，这个概括有三个核心定义：
- 固定模板：整封邮件中，没有被高亮的部分其实都是固定的。不变化的部分，既包含了不变的内容，如邮件行文中的通用部分；也包含了不变的格式，如文字颜色、大小、背景图片等。
- 动态内容：显然，这封邮件中有三个动态内容，依次为学校、姓名、专业。不同人收到的这封邮件，实际上只有这三个内容是不一样的。
- 批量：既然在不变之中，只有三处变量，那么 Word 帮助我们实现的，就是批量地将变量填充进去，整个过程完全是自动化的，不需要像手工操作那样来回地复制粘贴，而只需要设置好固定模板，指定好动态内容，一个按钮就搞定了。
看到这里，你可能发现了，如果按照这个定义来看，这种模板固定、内容动态的，不一定只能是这种邮件。没错，这可能是 Word 中从命名上来看，最容易被人误解的功能了。「邮件合并」并不仅仅只能生成邮件，相反，只要这个文件符合模板固定、内容动态的条件，它都可以用其来生成。例如，像工牌、标签、准考证、工资条、邀请函等等，都符合这个特点。
第一次使用邮件合并：批量生成奖状
接下来，我们就一个具体案例，来尝试第一次使用邮件合并，了解它的基础功能。
比如说，公司年末评选出了需要表彰的员工，为了给员工更多的荣誉感，现在需要制作一批奖状。假设现在共有超过 50 名员工获奖，如何使用「邮件合并」功能，快速地批量生成所有奖状呢？可以看到，和前面邮件的案例很像，每一张奖状中，在变化的动态内容有：公司分区、员工姓名、工号、所获荣誉这四个变量。
标签： word邮件合并功能
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