如何在Word 2016中启动邮件合并文档?

word教程 2021-12-23 21:42:01

如何在Word 2016中启动邮件合并文档?Word中的主要邮件合并文档包含两个重要内容：1）在个性化副本之间将保持不变的文本，以及2）告诉Word在什么位置插入哪些字段的代码。

按着这些次序：

启动一个新的空白文档。（按Ctrl + N是一种快速方法。）

如果要创建信件或电子邮件，通常可以将现有文档用作主文档。例如，也许您已经写了一封信或一条消息，而您只需要个性化每个副本。但是，如果要创建标签，信封或目录，则应开始一个新文档。

在邮件选项卡上，单击开始邮件合并。

单击您要合并的文档类型。

如果选择“信函”，“电子邮件”或“目录”，则此时的工作已完成。继续进行此过程的下一步：选择或创建数据列表。

选择文件类型。

选择文件类型。

目录就像信件合并一样，只是副本之间没有分页符。因此，例如，目录不是将每个人的副本都放在自己的页面上，而是将所有合并的数据一起在单个页面上运行，就像在电话簿中一样。创建信封的额外步骤

如果在步骤3中选择“信封”，则在完成这些步骤后，将出现“信封选项”对话框。

选择信封尺寸。

美国的标准企业尺寸信封为默认尺寸10。

单击确定。

选择信封尺寸。

选择信封尺寸。

文档的页面尺寸会发生变化，以反映您选择的信封尺寸。一个空的文本框出现在文档底部附近，可以接受合并代码来处理信封。创建标签的额外步骤

如果在步骤3中选择“标签”，则“标签选项”对话框将打开。

打开标签供应商列表，然后选择您拥有的标签品牌。

在产品编号列表上，选择标签的产品编号。它应该印在包装上。

选择制造商和产品编号的目的是确保在Word中标签尺寸，每张标签的数量以及标签之间的间距准确。如果您没有输入标签的框，则可能必须手动输入信息。查找尺子，以便您可以测量标签。然后单击“新建标签”，然后填写随标签纸规格一起出现的对话框。

单击确定。

选择标签制造商和产品编号。

如果要创建标签，Word会创建一个表格，其尺寸适合您所指定的标签尺寸和排列。默认情况下，该表格的网格线不显示。如果要查看它们，请选择“表工具布局”→“查看网格线”。