word高效录入重复内容技巧

word教程 2022-01-05 22:21:29

平常我们在使用Word进行文档编辑时，总要重复输入一些内容，例如公司地址、网址和邮箱，或公司标准文件条款，或各分公司通讯地址列表等等。这些枯燥的重复内容是不是让您感到厌倦和乏味呢？

其实利用Word中“自动图文集”的功能可以轻松将文字、图片、表格、符号等等元素信息预先存入您经常用到的词条，需要的时候您鼠标一点，即把收存起来的信息插入到文档中来。

添加词条和图片

添加词条和图片就是利用自动图文集功能来存储需要经常重复使用的文字或图形。

方法一：先在文档中将需要添加到自动图文集中的文本和图片设置好并选中，再依次点击【插入】-【文本】-【文档部件】-【自动图文集】-【将所选内容保存到自动图文集库】命令，在打开如图所示的对话框进行命名并保存即可。

方法二：还可以在文档中选中已设置好且需要添加到自动图文集中的文本和图片，然后按Alt+F3键可以打开“新建构建基块”对话框，对词条进行命名并保存，也能创建新的词条。

需要注意的是，在添加词条时，输入或选定的词条名称的长度包括空格不能超过32个字符哦~~~

使用词条

当我们需要在文档中录入刚新建的词条信息时，只需要简单几步操作就可以完成录入了。

方法为：依次点击【插入】-【文本】-【文档部件】-【自动图文集】，在其下拉列表中选择您所需要的词条，如图所示。

创建快捷按钮

若每次使用词条，都需要依次点击菜单命令进行添加，有没有觉得操作步骤比较繁复，那么如何让操作更为简便快捷呢？我们可以在快速访问工具栏添加自动图文集的快捷按钮。

点击【文件】-【选项】命令，打开“Word选项”按钮，选择“快速访问工具栏”选项卡，在“从下拉位置选择命令”列表框中选择“所有命令”。

然后在下方的列表框中选择“自动图文集”选项，单击“添加”按钮，再单击”确定“按钮。

这样在快速访问工具栏中就出现了“自动图文集”的快捷按钮，使用时只需单击该按钮就可以快速使用创建的词条啦！

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