5分钟制作300份word奖状，怎么做到的？

word教程 2022-01-05 22:21:30

老板丢过来一张获奖名单，仔细一看，发现足足有300人，而且每一个人的奖项都还不一样。限时1小时，要我按人数马上制作出300份获奖奖状。

这是在为难我胖虎啊！

还好我有杀手锏，只需用Word中的邮件合并功能，5分钟就能轻松搞定！

一、什么是邮件合并？

Word中的邮件合并功能，其实就是将一个主文档（固定不变的内容+需要发生变化的内容）与收件人相关的一系列数据源结合起来，最终批量生成一系列输出文档。

通俗的来，就是，类似于我们群发邮件时候，同一封邮件发送给多个人，但能快速且智能的分别显示出收件人的信息！

二、什么时候能够使用邮件合并？

场景一：如果需要制作或发送一些文档，其中部分内容是固定不变的，而另外一部分是可变的。而可变部分可以从数据源或Excel表中，合并过来的邮件文档时，如：获奖名单→奖状（荣誉证书）；参会名单→需体现姓名、身份及座次号的参会邀请函等。

场景二：需要处理的文档数据量相对比较大时，这一功能能够让你成为公司最闪亮的崽！

综上所述，邮件合并功能就是拯救“流水线上的复制粘贴工”的重要技能！

它适合各种需要批量制作的场景，只要有数据源（无论是密密麻麻写满了各种信息的电子表格，还是内涵丰富，有着浩如烟海的“变数们”的数据库），只要你掌握并用上邮件合并操作，都能分分钟搞定，实现文档自动化，轻轻松松输出大批量的你所需要的文件。

不信，请看！（注，模板中红色区域为可变内容）。

三、案例操作示范

几分钟过去，老板刚刚交代的任务咱们还没动手做呢！

不用担心，只要学会用利用邮件合并功能，别说区区300份了，多少份都能分分钟搞定！

下面，咱们简单4步，就能批量制作出300人的获奖奖状。

1.准备工作：

准备好一份奖状模板(Word)和一份表格的名单信息(Excel)，保存到同一个文件夹中，方便合并邮件时调用。

2.开始合并邮件：

敲黑板，重点来了！

第一步：定基调，选择文档类型。

打开“荣誉证书”模板，点击工具栏的【邮件】-【开始邮件合并】-【普通Word文档】，这样就能确保最后制作出来的文档格式。当然，可以根据实际需要进行选择。

第二步：定范围，选择收件人。

接着，点击【选择收件人】-【使用现有列表】，选择已经保存在本机的数据源，弹出来的【表格选项】的窗口上，对【选项】进行设置，勾选【表格】和【系统表】，确定后，弹出来的列表里选择我们保存了数据的【sheet1】，确定。

我们的数据就全部导入了。

第三步：锚定变化点，插入对应的合并域。

我们把需要变化的内容删除，并插入对应的合并域数据。模板中这里用了红字的文本框进行区别，其目的是明确位置，并先一步设置好文本格式和字体大小。

那么，证书中要变化的内容是每一份奖状的“名字”和“奖项”。所以，在需要变化的地方选择【插入合并域】-【名字】/【奖项】，相应位置就会出现《名字》/《奖项》，即表示这里已经导入数据源的对应内容了。

第四步：合并邮件，批量生成文档。

然后，依次点击【完成并合并】-【编辑单个文档】-【合并记录】-【全部】，搞定！

这样，300份奖状就制作出来了，来！预览一下效果！

最后再把新的文档另存为保存起来，就OK了！

瞧！每个人对应的名字和奖项都被安排的明明白白的了！

熟练操作，3分钟不到，我们的300份奖状就做好了。不用复制粘贴，不用手忙脚乱，只需按照步骤处理，轻松简单！

上一篇：Word常见功能，秒杀Excel几条街！下一篇：Word表格那些事儿