Word表格数据如何整理？这样操作，清晰又直观！

word教程 2022-01-06 21:11:23

小伙伴们在使用Word的过程中，难免会跟表格打交道。

比如，在用Word制作一些报告或数据分析的时候，经常会插入表格并录入相应的数据，如下图，是公司最近三年的营收情况：

从上图中的营收数据来看，咱们很难一眼就看出每年的营收是多少？

但是，如果咱们给每个数字加上逗号（即千位分隔符）进行区分下。

那么，可以更直观、更准确、更快地看出数据是多少，一目了然！

如何实现上图的效果呢？是一个个地为数据添加分隔符号吗？

NO！NO！NO！

显然不是，这样做并不是我们正确学习Word的姿势！下面小编就跟大家分享两个批量处理的小技巧。

利用Excel快速设置

Step01 选择中这些数字，按【Ctrl+C】复制粘贴到Excel中，然后设置成【千位分隔样式】格式。

Step02 点击右键，选择【只保留文本】，将Excel中的数据复制粘贴回Word表格中。

Step03 最后，再设置下数据格式就可以了。

利用“查找和替换”批量设置

Word中，若有大量相同格式的内容需要处理，都可以用查找和替换来完成。这也是为什么Word“查找和替换”功能比Excel “查找和替换”强大的原因所在。

其原理就是Word中的“查找和替换”可以使用正则表达式，而Excel中的“查找和替换”却不行！

Step01 调出【查找和替换】对话框。在【查找内容】中输入：([0-9])([0-9]{3})([0-9]{3}[!0-9])；在【替换为】中输入：\1,\2,\3，并勾选“使用通配符”复选框。

点击“全部替换”按钮，结果如下：

可以看到百万位及以上的数据都已经替换完成了！

代码解析：([0-9])([0-9]{3})([0-9]{3}[!0-9])

[0-9]：表示0到9中任意一个数字。

[0-9]{3}：表示0-9中任意三位数字。

[!0-9] ：表示除了0至9之外的任意一个字符。（这里的感叹号表示除了什么之外的意思。）

\1,\2,\3：表示前面第一个圆括号、第二个圆括号和第三个圆括号分别对应的数字，并且在数字之间加上逗号。

PS:这一步只适用于10亿位以下至百万位及以上的数字使用。如果数字再大的话，可以对代码做适当调整。

Step02 继续在【查找和替换】对话框中的【查找内容】中输入：([0-9])([0-9]{3}[!0-9年])；【替换为】中输入：\1,\2，查找和替换百万位以下的数据。

PS：这一步适用于百位以上至百万位以下的数字，代码含义与上方相同。

上面小编使用的方法是由大数到小数来查找替换，必须按步骤进行噢！小伙伴们也可以尝试着从小数到大数进行查找和替换，当然代码会略有不同，动手试一试吧！

总结

第1种方法适合于数据量较少或者数据比较集中的情况，如果数据分散在文档不同的位置，则不适合批量复制粘贴到Excel中来处理。这个时候，咱们可以使用第2种方法【查找和替换】功能来实现。

好了，今天的分享就到这里，希望本篇文章对你有所帮助！我们下次再见！