Word中邮件合并怎么使用

word教程 2022-01-16 11:28:36

　别说是使用，很多的朋友，甚至都不知道，Word中有邮件合并这个功能。这个技巧其实很实用，无论是在成绩单还是什么录取通知书的制作中，它都可以发挥很大的作用。

邮件合并效果

　　下面，以制作学校录取通知书为例，说明在Word2003中具体的制作步骤：

　　第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”。

　　第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”。

　　第三步：在“选择开始文档”选项区。

　　选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。

　　第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”。

　　第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开“保存通讯录”对话框。

　　第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。

　　第七步：单击“邮件合并收件人”对话框上，“确定”。

　　第八步：单击“下一步：撰写信函”。

　　第九步：在Word中撰写好信函。

　　第十步：将光标移至在需要插入处，单击上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

　　第十一步：在“插入合并域”对话框上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。提示：每次只能插入一个域。

　　第十二步：下一步：预览信函”。

　　第十三步：单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。

　　第十四步：在“合并到新文档”对话框上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成。

　　提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。

　　如上所述，这个技巧虽然十分的使用，但是制作起来有点复杂，只有经常要使用的朋友，才能清楚的记住步骤发方法，如果办公需要的话，可以尝试用用。

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