压缩文档大小的两种方法

word教程 2022-03-29 20:46:38

　　文档编写完成后，往往需要将合作编写的文档发送给上级主管人员，但是含有大量图片的大文档会很大，发送起来不是很方便，甚至无法用邮箱发送。本文主要讲述了压缩文档大小的两种方法。下面由小编为您提供压缩文档大小的技巧，希望能帮助您。

　　压缩文档大小的方法一：

　　1、将文档转换成新的文档格式

　　将Word 97-03的文档转换成Word 2007的文档可以显著减小文件的大小，步骤如下：

　　(1)打开将Word 97-03的文档，单击【Office按钮】，执行【转换】命令，如图1所示。

　　图1 对文档格式进行转换

　　(2)随即打开确认文档格式转换的提示框，单击【确定】按钮，如图2所示。

　　图2 确定文档格式转换对话框

　　转换后，文档的标题栏中将不再有“[兼容模式]”字样，这时的文档格式即为全新的Word 2007文档，如图3所示。

　　图3 文档格式转换后标题栏的变化

　　转换前后的文档格式和文档大小如图4所示。转换为全新的文档格式后的文档显然小了很多。

　　图4 转换后的文档显著减小

　　压缩文档大小的方法二：

　　2、对图片进行压缩

　　含有大量图片的文档无疑会占用大量的磁盘空间，Microsoft Word 2007提供了一个非常方便的减小图片大小的工具，通过压缩图片的方法可以显著减小文档大小，步骤如下：

　　(1)单击以选中文档中的图片。

　　(2)打开“图片工具”下的“格式”选项卡。

　　(3)单击“调整”选项组中的【压缩图片】按钮打开“压缩图片”对话框。

　　(4)单击【选项】按钮打开“压缩设置”对话框。

　　(5)为了尽可能地减小文件大小，可以同时选中“保存时自动执行基本压缩”和“删除图片的剪裁区域”复选框。选中“目标输出”选项区域中的“电子邮件”选项。如图5所示。

　　图5 对图片进行压缩

　　(6)单击【确定】按钮，完成对图片的压缩。

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