OneNote 搜索机制及搜索功能使用教程及技巧

OneNote 2021-09-18 09:03:00

onenote的中文搜索，相当尴尬，可以说是功能最强和最垃圾的混合体！至少在我用过的软件中，没有哪个的搜索功能比onenote强，同时，也没有哪个比它更垃圾。

1.强大又垃圾的onenote搜索

最强的搜索机制

onenote不只是能搜索纯文本，连手写、图片、录音、录像中的文本类信息都能给搜索出来。

而且，onenote中的搜索模式丰富：支持模糊搜索和精确搜索，支持AND、OR等逻辑运算符来优化搜索组合。

仅从onenote搜索支持的功能上来看，确实很强大。

最垃圾的搜索机制

这里说的垃圾，主要针对onenote桌面版的中文搜索，各种令人发指的Bug，简单概括就是：明明就在眼皮底下的内容，它就是搜索不到，或搜索不全。在这种可恶的Bug下，搜索功能几乎可以算形同虚设了，还有哪个软件比它更差吗？

具体Bug会在本文后面的小节中详谈。

但搜索还得用，面对这个强大又垃圾的搜索机制，该怎么办？微软不会解决Bug，所以想从根上解决问题几无可能，只能在弄透当前搜索机制的基础上，寻找对应的应对方法。

2.两种搜索模式，模糊与精确匹配

在很多软件（例如word）中，搜索的关键词是什么，就原样匹配什么结果。但在onenote中，情况却不一样。onenote搜索的匹配模式可以分成两类：模糊匹配、精确匹配。

模糊匹配

onenote默认的匹配方式是模糊匹配。例如，搜索“反思之镜”这个词，以下结果全部会被匹配：反思、之、镜、只、脂、竟……更绝的是，本尊“反思之镜”这个词，反而不会被匹配。

模糊匹配的思路大概是：根据软件内部的标准词库，先对搜索词进行分词处理，然后对分词结果进行逻辑“或”匹配。

onenote用了这么多年，个人对这种匹配思路从未有过一丝好感。至于项目组如此设计的初衷是什么，就不得而知了。

精确搜索

如果你需要完全匹配一串字符（例如“反思之镜”），为该串字符加上英文状态下的双引号后进行搜索即可，此时得到的就是完全精确的匹配结果。

注意，若使用的是中文输入法下的双引号，得到的结果仍然是模糊匹配。

3.图片、手写、录音、录像搜索

前面介绍的其实就是纯文本搜索。onenote还可以搜索图片、手写、录音、录像等笔记元素中的文本信息，这些搜索能得以实现，依赖的是onenote极具特色的底层机制。

图片搜索

onenote具备OCR（OpticalCharacterRecognition，光学字符识别，即将图片中的文字转换为文本格式）功能，能识别图片中的文字，而且效果不错。

onenote的搜索机制也继承了这个OCR功能，进行搜索时，能自动匹配图片中的文字。

图片中的文字需要有一定的清晰度。

手写（绘图笔记）搜索

onenote可以将手写文字转换为文本文字，这也是onenote的强大功能之一。这个功能也被继承到搜索机制中，onenote可以搜索到手写的中文词组。

录音、录像搜索

要进行录音、录像搜索，必须先去onenote选项"录音和录像"中勾选启动录音搜索。

新建一个录音后，马上搜索录音里面的文本信息，此时可能搜不到结果，因为在软件打开状态下，onenote需要花两到三倍录音时长的时间才能建立好录音索引。

4.搜索范围及结果展示

指定搜索范围

onenote中有五种搜索范围：此页、此分区、此分区组、此笔记本、所有笔记本，其实就是onenote的目录层级。

有两个常用的快捷键：Ctrl+F，在当前页面查找；Ctrl+E，搜索此分区。

可以将除“此页”之外的另外四个范围设置为默认搜索范围。

搜索顺序，隐藏的优先级

软件在搜索时，在层级上是有默认的优先级的。输入关键词后，搜索，弹出即时预览搜索结果窗口：最先显示的是“最近所选的分区”，最近搜索后选择过的分区会出现在这里；然后是“在标题中”，即页面标题中含有匹配结果；最后是在“正文”中或“页面”上。

这个优先级有启示意义，标题的优先级明显高于正文，所以，为页面设置一个信息全面的好标题是有助于提高搜索效率的。

展示搜索结果

注意两个搜索结果窗口的区别，开始搜索时，会出现一个悬浮窗口显示结果，点击左下角的“固定搜索结果”，就可以在右侧显示固定的搜索结果窗口，后者功能更全面。

5.搜索原理，重建索引

onenote桌面版的搜索原理

onenote中内容那么多，是如何做到瞬间就能搜出所有结果的？靠提前建立好的索引。

onenote桌面版的即时搜索功能，依赖于操作系统的WindowsSearch服务，onenote的内容索引就是通过该服务建立的。默认情况下，该服务自动开启，但如果发现即时搜索出现明显异常，可以先检查是否启动了WindowsSearch服务。

开启WindowsSearch服务

打开控制面板，搜索“服务”，查看本地服务。找到“WindowsSearch”，启动即可。

如果“WindowsSearch”处于开启状态，onenote中仍然无法进行即时搜索，此时，可以考虑手动重建索引。

重新建立索引

重建索引的完整步骤可以参考此文：onenote搜索机制详解⑥：搜索原理，重建索引

重建索引完成后，如果还是存在搜索问题，那就需要进一步检查，是否属于软件自身的Bug？

6.中文搜索Bug

以下示例中，搜索关键词“反思”，黄色代表已匹配，红色代表本来应该匹配，实际却无法匹配。

①.段首以非中文开头，一般，搜不到后面的关键词

例如段首以数字、字母、符号、日文、韩文等字符开头时，搜索不到关键词。

注意，自动编号并不算作内容字符，例如下图中的自动编号“1”、“A”是内置格式，而非内容，真正的内容仍然是以“小斯想”开头，所以能被检索。

有一种例外情况，例如字母和数字开头时，关键词前若用符号隔开，就能匹配，但其他情况下仍然不能匹配。

②.非手动输入内容，全部或部分搜索不到

只要不是手动输入的内容，都可以归到这类。例如从外面（例如网页）复制粘贴、三方插件发送进onenote，等等这样的内容。

全部搜索不到，无需举例了。部分搜索不到，例如下图，黄色代表已匹配的结果：要么在段首，要么字符串前面有符号分割，才能匹配。而其他情况下均无法匹配。

弄清楚这些可能存在的Bug，然后有针对性地建立起一套相对高效的搜索范式。

7.相对高效的搜索范式

根据前面的内容，针对性地总结了下面几条建议，供参考。

多用精确搜索

默认的模糊搜索，一般而言，其结果是相当令人抓狂的，多数情况下，我们需要的是精确匹配。

外部导入内容，在标题处添加标签

对于某些外部导入内容，搜索形同虚设。如果这类内容占比较大，可以手动添加一些主题标签。

例如可以在标题中的第二行手动添加标签，标签应尽量对当前页面的内容进行一个大致定位。

尽量用自动编号

段首以字母或数字开头时，可能导致后面的内容无法被检索。这类情形，较常见的就是编号了。

用onenote的自动编号，不会遇到搜索Bug。所以，建议用自动编号代替手动编号。

用宏进行精确的局部搜索

对于确认已经存在搜索Bug的对应内容，onenote检索不到的，也不可能逐字去查看。此时，可以让宏替你逐字检索。

Onetastic网站上有类似的查找宏，选择合适的即可，或者自己写。这类宏的检索方式并不依赖于索引服务，而是遍历字符进行匹配，查找起来较慢，但是绝对精确。建议局部搜索时使用，当然，如果打开的笔记本内容不多，也可以对全部笔记本进行搜索。

例如，我常用下面这个宏（Onetastic脚本分享15）进行当前页面搜索。

面对这些不会被修复的Bug，只能在了解搜索机制和相关Bug的前提下，寻找应对方案。根据个人的使用习惯，建立搜索规范。

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