onenote 模板_怎样利用OneNote做时间管理？

可能需要的是一个简单的工具，我这有一个以前写的重量级别的运行在onenote上的系统，虽然不一定直接能够满足题主，希望一些观点能对题主有些帮助。
在我的系统中，使用了六个高度理论作为核心，下面为了让大家更好的了解的理解六个高度，引用《小强升职日记》中的相关描述。

六个高度理论

David Allen 提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的，它们分别是：

一、原则（五万英尺）：

你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些，建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则：工作是谋求更好生活的途径，追求无压、流畅、高效的工作。

二、愿景（四万英尺）：

这里面包含3—5 年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：

1、我的目标是什么？

2、哪些人已经达到了我这个目标？

3、他们是如何达成的？

4、达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的？

这样一来我们就给自己构建了一幅图画，当我不断地回顾这幅图的时候，我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我现在的愿景是这样的：

1、我的目标是能够拿到30 万的年薪，这样可以给我的家庭更好的生活。

2、XX总已经达到了这个目标。

3、他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断。

4、达到这个目标之后我会去欧洲度假，我会买一所大房子，我会为孩子提供更好的教育环境。 我将一架 飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的工作桌上，时刻提醒我工作的意义。

三、目标（三万英尺）：

目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。比如说我现在的目标就是：

1、每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉，主动给朋友们打电话来巩固自己的人脉。

2、参加管理学的培训课程或者是参加MBA 学习来提高自己的综合能力。

3、每天坚持阅读40 分钟，来扩充自己的知识面，并且更深层次地研究自己所在的专属领域。

四、 责任范围（两万英尺）：

工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品，看看他们的开发、销售、管理是否还有提升的可能性，因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮，才有可能升职或者有其他进一步的发展。

五、任务（一万英尺）：

所有需要一步以上完成的事情都是一个任务，虽然我们已经有了一个'自上而下'的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个任务上。比如'新产品的营销策略'等。

六、 下一步行动（跑道）：

这是最为细枝末节的事件，我们要将他们全部放进我们的清单。

为什么我们要使用《六个高度》？

它可以让我们从六个层次系统的制定计划，自上而下的设定原则、愿景、目标，最终制定计划实施，将六个层次串联起来，形成一种合力，一个整体，而不是分散的，散漫的计划。

小强升职日记中关于六个高度的好处总结如下：

最后给大家分享一下，《小强升职日记》中使用样例：

好了，目前为止大家已经了解了我选择使用GTD系统的理论基础，有兴趣的人完全可以按照以上理论自己动手搭建自己的GTD系统。下一篇文章，我将分享如何运用六个高度理论，分享应用过程中的心得。

经过上个章节的理论介绍，相信不少人已经准备摩拳擦掌，制定自己的计划。我不知道大家做出来的计划看上去如何，反正我在每周、每月制定完计划后都会感觉："How beautiful！"，这可能是能是我一直保持这个习惯的原因之一吧。现在肯定也有人好奇我是如何运用和展现的，这也是本篇文章的价值，为大家提供个人的经验，希望对大家有所帮助。那么，我们就开始吧！

最终制定出来的计划会是什么样子的？为了让大家有个直观的印象，看下面几个图：

14年计划

9月计划

先介绍一下我使用的工具：

Onenote：主要使用工具（身边的人都知道我onenote的重度用户，怎么能少的了它)。
Doit：用于"下一步行动"的工具，每日计划的载体（可用其他GTD软件替代）。
Xmind：计划制定时使用的辅助工具（有助于梳理思维，大家可用自己喜欢的方式去梳理）。
目前我们的准备工作终于做完了，终于开始实施。大家可以根据《六个高度》的理论细则，由上至下的认真的思考每一层次的问题。关于各个层次的制定，我的补充经验如下：

原则制定（五万英尺）

首先它重要性不言而喻，但往往却不容易制定，因为它涉及人生观、价值观、世界观，并且要用一句话去概括。可能会有人在这个层次反复纠结。以我为例，反反复复改来改去，仍然没有一个满意的答案，但并不意味着我无法进一步向下制定计划。计划本身没什么重要的，重要的是它让我们行动起来。所以，我们可以暂定一个原则，粗糙一点，不那样完美，甚至空白，将探索它当成我们的目标。

愿景制定（四万英尺，3-5年目标）

愿景层次的第一步就是为自己的人生分成几个部分，然后分别制定相应的愿景。这里为大家提供几个分类，大家选择合适自己的分类吧

《小强升职日记》：事业、财富、健康、生活
草根老师：工作、交际、家庭、健康、写作、学习
李践老师《高绩效人士的五项管理》：工作、素质、爱好、身体、家庭、社交
我的方式是分为：身体、工作、素质、爱好、家庭、社交
当然人生处于不同的阶段可能会有不同的分类，我们可以随时根据自己的需要添加或者删除，记得我在另一篇的文章中分享的一个建议：将过程当成结果，希望我们将整个系统打造成一个，强壮、灵活、高适用性的系统。

目标（三万英尺，年计划）

在这个层次，通常是由一年的计划和目标组成，开始涉及到具体的目标，系统变得庞大起来，是时候使用更加强力的工具了，我使用的是思维导图软件--xmind。未接触过的同学，可以先了解一下：思维导图，安装好软件，10分钟就学会如何使用了。

在这里使用思维导图有两个好处：

有助于思考分析，这是思维导图出发点。
与《六个高度》理论完美匹配，两个都是从高像底的向下派生，原则-->愿景-->目标…
责任范围（两万英尺，月计划）：

我将责任范围改为月计划，它是对年计划的细化与分解，这样便保持更好的连续性，它将年目标与计划具体成一个个的项目进行管理。而我们的责任范围可以说从在愿景中就开始体现了。

任务（一万英尺，周计划）：

如同职责范围一样，任务在这里我理解为对月计划的细化与分解，也可以叫周计划。它是由项目、子项目、具体任务组成。

下一步行动（跑道，天计划）：

我们从六万英尺的高度下降到由具体任务组成跑道上，在这个跑道上可以肆意狂奔，因为我们已经在五个不同的高度来确保我们的方向和目标。然而，并不是所有的事情都会按照计划的发生，比如，突发事件：临在下班前突然决定去买菜，零散却要很久才会发生的任务。再如：刚得答应了朋友3个月后参加他的生日聚会，这时可能就需要一个提醒功能了。为了更好处理类似任务。我使用了DOIT作为补充，借助它的收集、提醒、多平台等功能来完善现有GTD系统的不足。

我们为什么使用doit：

借助提醒功能，定时执行任务，削弱我们对未来的担忧。
随手收集任务，安置琐碎的突发事件，从琐碎的事物中解放自己。
跨平台使用，根据所使用的平台（windows、android、ios、web）方便跟踪任务，放在手边随时查看。
上面已经将我的六个高度理论实践的骨架勾勒出来，是时候补充血与肉，让我们的GTD系统丰富起来。大家可能留意一些问题：如，主角onenote还未出场，同时使用三款工具，如何协调？下面我们开始进入下一个章节，我将为大家介绍如何使用这个系统，让它高效运作起来。最后，我希望每一对GTD感兴趣的人，都能制作出一个每次完成后都能感觉"How beautiful！"的系统。

相信有心人已经根据六个高度理论结合我的建议开始制定自己的GTD系统，大家可能在纸、电子笔记、word、execl任何用的顺手的地方记录下我们的计划，先预祝大家进展顺利。我的承载GTD系统的主体是onenote+doit，下面我会将实践的经验分型给大家，给大家提供参考。

现在请出我们的主角--onenote，微软的一款电子笔记软件，与现实中的纸质笔记本最相似的结构，拥有无以伦比的自由书写方式。你可能不知道，它从07年开始便是便是office组件之一，因为愈发受到用户喜爱，微软已经单独将它提取出来作为一个单独产品，并免费提供给用户使用，如果您关注过surface你会发现，会发现每个surface的宣传影片几乎都会提及它，甚至在surface配套的书写笔上配置了专门的按钮。好了，控制住情绪，让我们回归正题。

下面为大家展现如何在onenote上记录GTD系统。在我们的GTD系统中，目标部分（原则、愿景、目标）是不会经常变换的，所以使用自己喜欢的方式在onenote上记录即可。而其他部分需要经常变动，为了更高效的记录我们的计划，周计划与月计划进行了模板化。在模板中包含了所有onenote涉及的使用细节，模板截图如下：

下面，我们逐一解读：

如果可以请尽量将一切记录模板化，可以迅速的帮我们提升效率。用xmind整理好计划以后，输入到onenote上时，只需要填入相应的内容，不需要每次都调整字体、格式、标记。再比如：周总结中的两个问题（我觉得本周…），已经忘记从哪里看到了，感觉很好，便在周计划中固定下来。每周不需要提醒自己要想起这两个问题，在做周计划的时候自然而然的便自动去回答这两个问题，分分钟养成一个好习惯。

ps：在使用模板的时候，需要使用替换功能，而onenote中没有替换功能（简直无力吐槽啊！），这时需要安装一个插件：Onetastic，它将会添加替换功能和其他额外的功能。

当每月、每周、每年的GTD记录信息增加，我们进行统计和回顾，就开始变的复杂。这时我想想回顾最近几个月的项目A的进展情况，我就需要先到每个月计划里查询计划，然后到每周计划里查询周计划，光是想想就很吃力了。为了更好的横向的对比不同时间相应的任务完成情况或记录，我引入标签机制（标签就是项目模板图中每项图标）来帮助我们来迅速回顾统计项目进展。先给大家看下最终效果，让大家了解其中好处。

上图中，图1，对兴趣进行筛选；图2，对总结签进行筛选；图3，对具体任务进行筛选，进行汇总信息。

只要指定的过的标记，都可以通过onenote进行筛选。首先，我们要先自定义标记，步骤非常简单，进入标记选项卡后，选择自定义添加即可。然后，将鼠标停在对应的文本上，选择标记菜单中的我们制定的标记，即使用自定义标记标记了文本。最后便可以使用标记摘要功能汇总我们刚才的文本：在onenote的"查找标记"功能中选择相应的收索标记条件后，点击下方的"创建摘要"按钮，系统便会自动的将收索到的标记汇总在一起，形成上图的效果（视频教学）。操作如图：

在这里为大家举个例子吧，假设现在需要进行9月计划的回顾，这需要对9月的4周（36周-40周）任务做一个横向的分析，步骤如下：

为了更标准化，我制定了相应的标记规范，分享给大家：

有个细节请注意：如果想保持想我一样的最终效果，必须要保持我模板中的书写格式（使用tab键进行分级）。

我们经常需要对任务评估，评估任务需要花费的时间，任务完成进度。为了实现这个目标我设计了评估规则，具体规则样例如下：

任务一 （50%5H-10H，60%10H）。说明：任务名称 （预期完成百分比%预期消耗时间，实际相对完成百分比%实际消耗时间）

比如，一个任务：阅读《精益创业》，记录将会如下：

阅读《精益创业》 （50%3H-5H）。说明：本周计划阅读《精益创业》这本书的50%，计划耗时3小时到5小时。

而在周计划回顾时，将会对该项任务进行评分，以及耗时记录，而记录将会变为：

阅读《精益创业》 （50%3H-5H，80%3H），说明：经过一周后，原计划的任务阅读《精益创业》的50%未完成，只完成了计划目标50%的80%，共花费3小时。

之前已经提起过，在下一步行动中，我们使用doit来进行实践，只是毕竟是两个工具如何能够更好的链接两个工具？所以，我引入了DOIT的批量导入语法：

#表示项目
@表示情景
&表示标签
！表示优先级，示例：!高（高中低三级）
^表示时间
今日代办
下一步行动
明日代办
将来/也许
等待
mm-dd（03-29）
Yyyy-mm-dd
这样我们在书写一个任务的时候，便使用以上语法，标记出来优先级、标签、时间。汇总后直接使用doit的批量添加任务便可以了。DOIT的批量添加任务截图：

仍然以上个任务为例：阅读《精益创业》 （50%3H-5H），如果需要在doit中添加提醒，我便会如此记录：

阅读《精益创业》 ^10-10 #阅读 !高 （50%3H-5H），说明：这条记录添加入doit中时，它的意义就变为：添加一条："阅读《精益创业》（50%3H-5H）"的任务，在10月10号这一天，优先级别为高。

不过，可惜doit只支持这几个简单的语法，不然便可以更方便的添加任务。

DOIT的使用

关于DOIT的使用大家可以参考：易仁永澄的《，掌控每一天》虽然暂时停止跟新了一段时间。DOIT的替代品也非常多选择一款喜欢的工具即可（工具推荐：Wunderlist、Omnifocus、Remember the Milk 、纸与笔）。重点的是配套的习惯的养成，习惯也很简单：每天早上花费10分钟制定天计划，晚上回顾一天计划。

一定有人好奇，使用这个系统的花费时间，按照我的估计熟练以后：

原则与愿景因为不会轻易变动、通常都是在进行年计划的时候同时进行思考，所以时间便不做估计了;
年计划大约用一个月左右的时间去思考制定；
月计划2-4小时搞定；
周计划1-2小时内完成；
天计划每天10分钟左右即可。
以我的经验来看时间的开销并不是太大，只需要每周周末找一个安静的地方呆上一上午便解决了。

经过四篇文章的描述，相信大家也对我的GTD系统有些了解，当然很难将这个系统的方方面面的讲解清楚，比如：承载GTD系统的基石知识管理系统，并未表述，以及其他细节。有机会我们再聊聊这些。应该很多人感觉我这是一个非常复杂的系统，当然，这并不是它一开始的样子，它是一个慢慢成长的系统，我给大家看看它的脚步：

其实，不需要花费大量的精力去制作一个完美的系统，只需要把每次使用的机会，一点一点完善便可以了。好了，到此为止吧，欢迎大家给我留言交流，也希望大家留言提出宝贵意见。