OneNote笔记心得

OneNote 2021-09-22 09:28:13

我其实是同时在用两套笔记软体。Evernote有在用，可是更仰赖的却是Microsoft的OneNote。

之所以会同时用两套，是因为这其中任何一套都刚巧有些不能完全满足我使用习惯之处。Evernote我觉得棒的地方，在于他程式轻巧，开启快速。所以我专门用来记些「临时性的东西」。如跟客户开会，谈到要准备什么资料，或是一些会议中非正式的笔记。另外因为它跟我S1300 Scanner的整合性很好，所以我把名片、还有一些Scan下来的文件，都放在那里面。

OneNote我则比较是拿来当成我主要的「工作平台」-是我用来思考、发想、记录重要规划、还有做读书笔记的工具。

虽然有人可能会想说，「微软的产品，真的好用吗？」可是我得说，它是一个完全脱离一般人印象的软体。甚至是我个人以为，微软仅次于Excel的一个好东西。我在几年前，因为当时OneNote不支援多平台同步，曾经把所有笔记都换去Evernote一段时间。可是Evernote跟OneNote毕竟在设计理念上完全不同，所以我始终无法完全习惯。也因此当OneNote开始支援云端同步后(以及开始有Android版后)，我就又花了很多时间慢慢把资料转移回来。

能让我这么离不开的工具，一定有什么便利之处。所以，我就来谈谈OneNote相较于Evernote，到底有什么吸引我的地方。

1.你可以把资料放在任意你想放的地方

OneNote基本上就是一张很大的画布，你可以在上面任何的地方填入文字、手绘图型、插入照片、插入数学公式、插入图表、放入档案、加入标签、加入超连结、加入表格等任何你想放入的东西。

因为他这么自由，所以我通常是拿来当我「概念发想」的工具。要设计新课程、部落格的系列文章、讲座或是演讲、书的大纲、明年的公司计画、要规划客户的PMIS导入、要做简单的专案范畴掌握、或什至设计一个自主检查表，我都会把脑海想到的东西先任意打在OneNote的页面上。

然后我会开始调整位置、重组、删减、改变。没用到的概念可以先搬出来放在旁边、也可以把各种素材都贴满在画面上来思考，最后去芜存菁变成规划。这对我这个老是会想一大堆概念的人，可说是非常有用的规划工具→让我更方便的「归纳」我的想法。甚至搭配平板的版本，我在捷运上或是哪里临时有个新点子，也能快速得归纳到我的笔记中。

Evernote虽然也可以放入很多格式的资料，可是毕竟还是像Word一样让文字往下增加。若是要编写文件，那这方式确实没差；但对于我在思考时，我希望能任意调整物件到我想要的位置，所以Word的模式对我而言就不是很好用了。

2.可以贴入或贴出成任何Office文件的内容

我平时常用的文字处理工具其实就是Office中的几个软体– Word、Visio、Excel、以及Powerpoint。因为Onenote是Office的成员，所以不管是抓Word的文字、Excel的表单(加格式与颜色)、Powerpoint中的图片、或是Visio中的流程图，都能确保格式与样貌能「完全一致」的进来。

加上又可以根据我的需要编排在画面的任何地方。如左边是文字、右边放图片做记忆补强。或是，左右各是根据不同假设所计算的表单，让我快速看到资料的差异。或是左边打一段文字，右边手绘一个简单的示意图，方便我将来回忆。这种种需求都可以在OneNote中迅速做到。当然，当这些思绪整理完，若结果要贴到Office的任何程式中，通常也都OK。所以这在工作上就能节省我很多时间。

3.原始出处会自动记录

所有你「贴上」的资讯，他都会自动帮你记录原始网页来源。这功能对我可是很重要的！

像我有时候写文章，需要找一些网路上的资料。我会把所有我觉得重要的文字，先Copy贴下来，等有空时才慢慢整理。而当我贴上文字时，这段文字到底是从哪个页面抓来的连结，会自动出现在文字下方。所以我可以有一页是专门针对某个题材的Study Note，把「所有」相关资讯都Copy贴过来。万一之后我觉得某段资料不够，我想回去原始网页看前后文时，我可以很容易就知道当时是在哪里找来的。

有人说Evernote也支援网页来源的纪录。确实，如果是一份文件贴一个网页的内容，它会把超连结抓下来。可是我是习惯开一份文件，但里面会贴上好几个不同网站的内容。在这使用情境下，Evernote就只会储存最早抓的那一个。这虽然也不是问题，每个页面都存一份文件也就解了。只是这样我就得调整工作习惯来配合软体，而且我觉得这样对于我搜寻来说有些麻烦。所以OneNote可以把剪贴的资料都统合在一页的功能，这对我而言就方便多了。

4.区块同步而不仅仅是文件同步

这也是Evernote做不到，可是对我很重要的功能。我因为有时候多台电脑在工作，会需要打开同一份Note做编辑。但有时候因为网路问题、在高铁或是飞机上没网路、或是任何不明的电脑问题，档案其实没有上传到云端。这时候若打开另一台电脑在同一份笔记编辑，就会发生「资料冲突」的问题。

Evernote会辨识冲突，可是因为他是以笔记(档案)为最小管理单位，所以它会另外存一份「冲突的笔记」。等我之后发现资料冲突时，我得打开两份笔记，然后人工辨识冲突在那。

可是OneNote的作法不一样。它是把每个输入的区块(物件)都独立看待，所以若同时在两台电脑上编辑同一份笔记，他会把两边修改的区块都记录并同步。它甚至还会标示新增的这一段内容是从哪台电脑加入的。这规则甚至在我用Note8(Android平板)上也一样。

这让我可以不用太担心资料冲突的问题。只要有想到什么事情，比方说在高铁上，想到部落格文章可以多加一篇什么题材，直接打开NB的笔记软体写入「待写文章」的笔记。若晚点进了办公室有想到另一个题材，可以打开办公室的PC再加一条。就算当时NB还没开机跟云端资料同步，我也可以确保将来这两笔输入都会自动被同步进我的笔记中。这也是Evernote还不能做到的事情。

5.最像笔记本

Onenote有分「笔记本」、「节」、以及「页面」。必要时，「节」以及「页面」都还可以做出一层的树状结构。对我整理某些要长期保留的重要笔记时，是能很有结构的配置。当然，它也支援全内容的检索，包含图片中的文字。所以若忘了放哪但只记得关键字，要找到内容通常都不难。

6.不会每次更新Icon就跑掉

这完全是我个人的情绪问题，所以读者其实可以忽略这一点。

就是呢，因为我是个非常懒惰的人，所以其实很受不了Evernote每次版本更新时，都会把我已经设好在工作列上的icon移除掉。我每次都得重新去把Icon加回工作列。虽然这对很多人而言可能不是大事，可是三不五时就要这么做一下，让我始终觉得很挫折...
下面这个是OneNote有，但目前Evernote也支援的功能

7.自动图片转文字检索

当你把图片贴入笔记后，若上面有印刷文字，OneNote会自动做文字辨识。所以这在你日后作搜寻时，上面的文字也能被搜寻到。

另外有几个很棒的功能，只是我比较少用到。但既然写了这么多，顺便讲一讲，搞不好有某些读者用的上。

8.可以把笔记抛入Outlook变成工作

这功能我之前用Outlook时还满常用的。它可以把我笔记中的部分文字直接转变成Outlook的工作，连工作进度都会连结在一起(Outlook标注完成，Onenote也会看到)。也可以把一份笔记直接变成Email送出去。印象中也可以反向把Outlook的东西抛转到OneNote。

只是我现在整个Email系统都转用Google的平台，所以这部分的功能也就用不上了。不过若有读者是使用Outlook平台的，那这紧密整合会是很方便的亮点。

9.多人同时编辑

透过微软的SkyDrive，你的笔记可以分享出去。而在OneNote中，所谓多人编辑并不是只是让大家都能从云端打开文件，而是多人真的可以同时编辑(像Google Doc一样)，OneNote会标注哪个使用者加了什么资料。每段文字(或称之为物件？)你若按滑鼠右键，都会标注到底是谁在哪个时间加进来的。(不过，多人编辑的部分Evernote会怎么处理我不知道，因为我目前还没用过专业版)

10. 「连结笔记」功能

这功能我自己是没什么机会用到，不过还是学生的读者可能有用到的机会！

就是你若一边开启Word文件、PowerPoint、或是Web页面，同时又用OneNote在作笔记的话。每次你切换页面时，它会帮你把「阅读页面的缩图」跟笔记文字存在一起。

笔记上不会有图，可是当你滑鼠停在那段文字时，当时页面的缩图就会浮现，你可以点选那张图去开启对应的软体以跳回那个位置。若你常常需要查阅很多资料，边查边作笔记，那这或许对于你的读书笔记而言会有帮助。

11.可以边录音边打字，笔记会跟录音时间自动对上

再来另一个对于常常需要做会议纪录的读者而言，OneNote可以边录音并同时做笔记。更棒的是，它会自动把你每段打字连上录音档的时间。所以你边开会边打会议纪录，又完整录音下来后，万一你之后想查某段文字当时「实际是讨论什么」，你可以以此快速打开录音档并回到「案发现场」。这对当秘书以及助理的读者而言，应该也会是很强大的功能。

以上是我的笔记使用习惯，大家若有什么其他心得，也欢迎分享在下面喔！

我这两个月买了一台Surface Pro。搭配手写笔以及Onenote可以有更多元的利用，而且想到什么直接就可以写上或画上去。还可以手写转文字。几乎可以应付各类需求了！唯一要说有什么不满，就是Surface Pro小了些。如果有个11.6吋以上，那就超完美了。（不过这不是OneNote的问题就是...）

过去一年我分别又入手了Surface Pro3 以及Surface 3。大台的当成出门的工作机，无论是用键盘输入或是手写笔发想都很方便。至于小台的我则大部分时间放在沙发旁边，看书的时候拿来做笔记用。搭配Onenote的同步与手写，其实帮我省下很多整理笔记还有数位化的时间。建议大家务必该试用看看~

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