对OneNote的深入剖析,笔记术专家必备17个功能

OneNote 2021-10-11 09:36:26

一、 OneNote 最重要的笔记方法

1. OneNote类似一本书或论文：章节分类法

Evernote和OneNote乍看之下就有很大不同，我们要怎么理解两者在基本笔记分类上的区隔，并善用各自优点呢？我会说， Evernote像是笔记本，而OneNote像是书、论文。

其实两者的基本分类架构是差不多的：

Evernote 堆叠－记事本－记事
OneNote 笔记本－节－页面

不过不像Evernote把所有资料统整在同一个资料库档案，在OneNote中每一个笔记本都是一个像是Word那样的独立档案。Evernote希望你把所有笔记当作一个资料库来搜寻，而OneNote希望你把不同内容当作每一本不同的书来翻阅。

所以你可以把OneNote的分类方式想像成你会怎么分类一本书、一本论文的方式，在一本笔记本内，上方的分页就是你的第一章节、第二章节…… ，每一个章节打开来右方的页面清单，就是这个章节里等待翻阅的有顺序的内容。

延伸阅读：Evernote笔记分类与标签心得教学：建立会翻开的抽屉

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2. 笔记逻辑排序的自由与自主：页面下的子页面、子子页面

咦？如果说OneNote 和Evernote 基本分类层次差不多，为什么有人说OneNote 有更细致、更多层的目录分类呢？

这就要讲到接下来的两个OneNote 重点功能：子页面、节群组。
首先我要推荐OneNote电脑版中可以做到的「子页面」功能，这有点类似「待办清单」、「树状目录」的概念，我可以在页面清单中的某一则页面（笔记）上点击右键，选择「制作子页面」（往右降阶一层），或是「升阶子页面」。

于是，就依靠这个简单素朴，但是绝对有效的方法，我们的笔记清单看起来不会只有一层，而可以分出两层、三层的层次，这样主从结构、重要与不重要的关系，就很清楚了！

这里还要推荐一个OneNote关键功能，搭配这个子页面功能的，是OneNote可以让我们「自由拖曳排序每一则笔记的上下顺序」，于是每一则笔记之间的逻辑、关系、权重可以「单纯透过排序与升降」就一清二楚。

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3. 章节再分类与收纳隐藏：节的群组

更进一步的， OneNote在上方的章节分页中，也允许节与节之间组成一个新的「群组」。

我通常会把这个功能想像成是：把已经不重要、用完的章节，收纳到一个群组资料夹中，让画面上优先显示重要的章节分页。

只要在分页上点击右键，选择「新增节群组」即可，就像下图中的［封存］就是一个我收纳不重要的节的群组。

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4. 像真实笔记一样，但也是双面刃：笔记自由排版

OneNote的笔记内容可以自由排版，一向为人所津津乐道，这个意思是你可以把OneNote笔记页面想像成一张真实的白纸，你可以随时在任何上下左右位置加上任何文字与图片，自由挥洒，而非数位文件那样的上下流水帐。

这一点确实有其好用之处，例如灵感笔记时，可以自由编排图文位置就可以展现思绪的路径。例如现在很流行的黄金三分割笔记法也可以在OneNote实现。甚至，你可以用OneNote排版出一个跟海报一样漂亮的笔记！

但是为什么是双面刃呢？

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因为自由排版虽好，但是从电脑端同步到App端、网页端后，就会常常造成错乱，而且这个错乱可能是不同笔记区块重叠而无法在行动版OneNote中阅读。

所以何时应该善用自由排版？何时为了行动笔记方便而应该节制自由排版？就变成使用OneNote时必须考量的一个笔记方法。

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5. 共写笔记本：多人即时同步合作笔记

但是OneNote 可以自由排版笔记的特性，也就是他是以一个一个图文区块来解析内容的技术，带来了一个我必须大力称道的优点，那就是：

在OneNote中可以支援多人一起同步协同合作一则笔记！不会有笔记冲突！因为每个人都可以在各自笔记区块自由撰写。
在OneNote中，可以允许我们和他人「共用」一整个笔记本，这时候参与共用的人可以一起编辑笔记本中任何一则笔记的内容，甚至可以多人同步编辑。

例如下图是我在那次OneNote课程讲座的实作练习中，我同时邀请现场60位以上的学员一起编辑我开放的一本笔记，我可以从电脑软体端编辑，他们可以从网页端编辑，而内容都能即时协同合作。

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6. 留下修改签名：标注每个人修改的笔记段落

而如果你仔细看图中的展示，你会看到OneNote还可以在每一个他人编辑的笔记段落，加上对方的名称注解，让我知道一则笔记到底哪些段落由谁做了最后修改。

这一点我觉得也非常有用！让我知道笔记中有哪些段落被哪个人改动，可以让工作更好的被追踪。

其实，我知道Evernote团队也正在研发要支援多人即时协同合作笔记的功能，我会建议他们参考目前OneNote可以做到的，也保留Evernote目前的优点（例如可以单独分享单则笔记、把笔记发布成网页等等），这样一定会更有竞争力。

7. 跳到指定内文段落：插入笔记的段落连结

在Evernote中，我常常说「记事连结」是最好的专案笔记整理方式，透过类似维基百科那样的方式，把其他笔记的超连结，整理到一则专案总目录笔记，这样就方便我们点击目录连结来跳到需要的笔记中。（参考：琐碎任务的工作流重整：我如何用Evernote专案管理）

而OneNote一样可以做笔记连结整理。

甚至更进一步的， OneNote不只可以插入一则笔记的连结，还可以插入「某一个笔记内的某一个特定段落的位置连结」，让我们点击连结后，直接跳到那个内容段落的位置！这尤其对笔记很长很大时，可以当作找到内容锚点的好方法。

我只要先圈选笔记内某一个小段落，然后按右键选择「复制段落连结」。

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把连结贴到任何一则其他笔记中，以后点击这个连结，就会跳回上图中的那个文字段落。

你还可以这样应用：有一则很长很多内容的笔记，把每一个标题段落复制段落连结，统一贴在笔记的最上方，这样就好像是这则笔记内文的快速跳转目录了！

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二、 Onenote 2016 Windows 版特殊功能（与其他版本有巨大差距）：

8. 标记重要笔记段落：笔记内图示标签与过滤搜寻

前面介绍的七个功能是每个电脑版本都可以用的，但是OneNote 在不同平台之间其实也有很多差异，尤其很多特殊的新功能，目前只出现在OneNote 2016 for Windows 的版本中， Windows 使用者要确认一下自己是否有正确安装与更新到OneNote 2016 。

接下来我就要介绍几个只在OneNote Windows 版，甚至是OneNote 2016 Windows 版才有的优秀笔记功能。
第一个是OneNote的标签搜寻， OneNote的标签和Evernote的标签功能有很大不同， OneNote的标签比较像是针对内容的图示说明，我们可以把标签插入在笔记内文的任何地方。

OneNote内建了很多基本的标签，例如待办事项核取方块、重要星号、问题问题等等，我就在笔记内文觉得适合这个说明的地方，贴上这个标签图示即可。