如何利用GTD和OneNote联合打造属于你自己的笔记体系和文件体系

OneNote 2022-04-24 16:58:54

最近结合GTD方法，重新构建了一遍自己的笔记体系和文件体系，并把以前试过的很多笔记软件的内容全部搬家到OneNote。

OneNote

记笔记的软件那么多，为什么我最后决定用OneNote呢？下面的图是一个决策过程，就是把所有做笔记的软件列出来，按不同的维度，给出不同的权限，然后一个一个打分，最后加权相加。因为各个权重的主观性很强，这张表格适用范围有限，或者你还有更喜欢的功能里面没加进来，比如我还喜欢OneNote的OneCalendar功能。没关系，你可以按照你的思路和想法来DIY这个表格。当然，这个选笔记软件的决策思路也适用于其他很多地方。

OneNote的布置呢，其实和纸质的笔记本挺像的，但是电子化的笔记本可以搜索迅速找到你想要找的东西，这点是纸质笔记本无法企及的。在OneNote，首先建立一个一个笔记本，然后每个笔记本下面有分区，分区下又有页，页下面还有子页，子页又可以有子页，子子孙孙无穷尽也。每个笔记本就像一本书，每本书下面分章节，下面还有子章节。

OneNote还有屏幕剪辑功能，再也不需要默默打开QQ或者装个截图软件了。

OneNote是office套装产品之一，和outlook可以无缝对接，outlook点的待办都可以直接收录到OneNote，还有前面提到的OneCalendar，可以显示你每天在OneNote做了哪些事情，写总结时再也不用抓耳挠腮了。更重要的是，作为office套装的附属产品，OneNote是免费的。可以直接从微软官方直接下载OneNote2016，大厂出品，真香。

此外，还可以直接在OneNote里面链接PPT做笔记，建立各个知识点的链接，对于个人知识管理来说真的是神器。自从开始用OneNote，除了工作上需要写技术报告外，我差不多已经抛弃掉Word了。

还有很多其他有趣好玩的功能，如果你对OneNote有兴趣，可以关注bilibili的UP主星月爱学习，虽然他做的视频比较早，但对于入门用户，足够用了。

GTD

我们容易陷入两种生活状态当中：累成狗，闲成猪。

陷入第一种状态时，觉得自己每天都有好多事情要做，作业、培训、报表、项目、工作总结、微信、电话、邮箱……早上出门发现垃圾没扔，晚上回家发现洗衣机的衣服没晾……打开手机看到别人的出行照片和视频才发现，原来心心念念一年的旅行连计划都还没有做……睡前更要挣扎好久才能睡，因为你可能突然想到，单词没有背、买的几本书没看，收藏夹里还有数不清的文章在吃灰……

陷入第二种状态时，你会想：“嗯？我没什么事情要做啊！为什么有的人总是很忙，而我总是找不到事情做嘞？像我这种人，没必要用时间管理吧？！”

如果出现以上2种状态，可以试试GTD。GTD的英文是gettingthingsdone，百度搜索出来的翻译是“把事情做完”，但我更倾向于翻译成“把事情做好”。GTD更广泛的应用是时间管理。但应用于笔记体系和文件体系后，会发现这样管理自己的“资源”和知识体系，也是非常有效的。

那么，具体GTD要怎么做呢？下图是GTD的具体的针对一件事情的处理过程。

我们把所有的事情都搜集起来放进搜集箱，如果这件事情不能行动，根据不同类型放入参考资料、可能清单、回收站，否则，再次询问自己，这件事可以一步搞定吗，如果不可以，放入项目清单，如果可以一次搞定，并且可以在2分钟内搞定立即处理，不能再2分钟内搞定的，问自己，这件事该我做吗，如果可以分配给别人做，那就放入等待清单，如果是我自己做，那再问有特定时间吗，如果没有，那就放入执行清单，如果有直接放入日历中。这里面，等待清单和项目清单后续还有进一步行动，等待清单需要和负责该任务的人联系，而项目清单则需要再把工作进一步细分成几步去完成。

搜集箱、参考资料等是输入，项目清单、执行清单、等待清单是输出，中间的处理过程就是你要做的事情。

关于GTD，bilibili的UP主topbook讲的非常透彻，我的笔记体系和文件体系建立的思路就来源于它。

笔记体系和文件体系

按照GTD对于任务处理的思路，搭建的初步的笔记体系和文件体系如下：

相比前面的GTD任务处理，新增了一个归档，因为无论是笔记体系，还是文件体系，最终任务处理完之后，需要对任务做一个归档总结，也许在归档总结的过程中会发现新的东西哦。但是，归档并不是意味着以后就是文物了，而是方便你下次查找更加方便，因为我们做笔记、做文件整体的终极目的是应用。

这里提个小tip：在构建体系的时候，尽可能去满足MECE原则（不重复无遗漏），如何做到MECE，需要在分解时寻求互斥的概念。

标签： OneNote笔记体系 OneNote文件体系

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