Evernote用法详解

OneNote 2022-04-28 22:12:35

大约三年前开始接触Evernote这套云端的笔记软体。从刚开始随意玩玩，到现在同时成为我电脑桌面、手机、和平板第一页的捷径，可以说我的工作和生活已经离不开这头绿色大象了（Evernote的商标图示）。

Evernote不光是一套工具软体，它基本上也代表了个人生活和工作上整理讯息与取用资料的方式，所以这几年下来我不断尝试各种路数来使用这软体，大概到了今年我的使用方式才慢慢稳定下来，今天就想跟各位分享一下我是如何使用这套工具的，也希望听听各位使用者的意见，大家交流交流。

如果你未曾使用过Evernote，你可能得先装起来用用看，或是上网浏览一些基本教学后再回来这里（推荐电脑玩物网站）。本篇我不打算介绍基本功能和操作方式，甚至不会贴画面截图，主要是针对一些使用心法来讨论。

我拿Evernote做什么？

我自己是把Evernote当作一个「私有资料库」，或者说「大脑的外接硬碟」这样的角色来看待。总之生活与工作上各式各样的资讯都可以是Evernote搜罗的目标。大家每天都会用到Google，而Evernote对我来说就是我私有的Google。在网际网路上找东西有时候是大海捞针，这Evernote资料库就像是随身携带的个人资料柜，里面有我平时搜集的资讯以备不时之需。

Evernote基本上不是设计来做文件的，所以它的排版表格功能非常阳春，如果对格式有较多要求的人应该考虑Office系列或是OneNote（微软出的笔记软体）。

我的Evernote里有哪些资料？

很多很杂，依据取得来源的话大致有这些：各种手打输入的笔记、浏览器撷取的网页、扫描器扫入的名片和文件、手机拍摄的文件或相片、档案总管拖曳进来的档案、手机录制的声音档、平板电脑的手绘等等。我觉得这是Evernote厉害的地方，他们设计了各式各样的媒介让使用者吸纳各种资讯。键盘输入或是网页剪贴就不提了，浏览器上有外挂可以一键将网页汇入Evernote（我用的是Chrome的Evernote plug-in还有Clearly程式）。越来越多的扫描器可以直接将结果输入Evernote（我用的是Fujitsu SnapScan S1300）。Evernote也支援手机的照相和录音功能，平板电脑的手绘APP也可直接和Evernote同步（我用的是iOS的Penultimate）。

更让我惊喜的是，用手机拍摄书本文件，Evernote竟然可以自动文字辨识。如果你有买专业版的话，拖曳进Evernote的文件（Office和PDF）也都可以进行全文检索的功能。

这么多资料该如何整理与搜寻？

我的心得是，除非必要，否则绝对不要花时间整理！使用电脑时我们习惯用档案总管建好目录，将档案分门别类地安置、取好档名，以免要用的时候找不到，但Evernote的使用观念我觉得是完全不同的，它比较类似一个私有云。因为几乎每一笔资料（或称为记事）都可以进行全文检索，特别花工夫去分门别类其实很没效率。此外，因为资料很杂，要建立像档案总管一般的目录结构是很困难的（我曾经浪费不少青春在这里），最简单的方法就是像用Google一样直接关键字搜寻。如果你的记事是一张图档、一段录音，你可以在记事上输入一些关键字，以方便日后搜寻，这是一个使用上的技巧。

记事本（Notebook）和标签（Tag）要如何搭配使用？

这是网路上很多人在询问的问题，我自己也思索了很久。我目前归纳出来的作法是：记事本主要用来区分资料的属性，而标签主要对应需要的行动。我知道这两句话有点抽象，而且刚刚不是还说不要整理吗？别急别急，请继续看我的说明。

首先我来展示一下我的Evernote里到底有那些【记事本】：

0.资料堆：预设资料夹，不归类在以下记事本的通通放在这里。
1.个人手帐：主要是我自己输入的各种记事和心得，公私皆有。
2.教学笔记：与课程有关的纪录。
3.疑难手册：主要是各种软体教学、电脑疑难处里的资料搜集。
4.美食剪贴：餐厅的名片或介绍文。
5.名片夹：就是名片夹
6.个人卷夹：各种证照证书、单据、合约、保单等。

我们可以把Evernote记事本想像成各式各样收藏资料的实体（我在命名上也反映了这概念），例如我们会有本日记来记录自己的心得，可能有本剪贴簿搜集旅游美食的情报，名片夹存放名片，透明夹来置放属于个人的文件等。我认为记事本的数目应该越少越好，因为它的目的不是让我们搜寻，而是让我们在同一属性资料中做连续的翻找（类似翻阅过往日记，浏览餐厅、翻找名片等）。绝大多数的资料（例如网页的撷取）其实不需要特别归类，直接留在【0.资料堆】里面就可以了，反正需要的时候我们可以用关键字搜询。

至于Evernote的标签功能，我主要用来和我要展开的作业（或任务）相连。你看一下我目前常用的标签或许就会懂我的意思：

_正在进行中
_待读文章
_准备讲座S003
_设计课程320
_筹备东京之旅

上面每个标签都和特定的工作或是动作有关，比方我搭捷运时就可以选择【_待读文章】中所有的记事来阅读。准备讲座时也只要选择相对应的标签就可以一次浏览相关记事。值得一提的是，每笔记事只能选择放入一个记事本，但却可以同时指派多个不同的标签，例如某篇网站上看到的好文章我会留在【0.资料堆】这个记事本中，但在标签设定上，可以同时属于【_待读文章】也可以同时是【_准备讲座S003】，这样每次要展开特定工作时，只要点选适当的标签即可。

我猜一定有人跟我之前一样，每建立一则记事，就会想要根据个人、公司、财务、娱乐这些内容上的属性来指派标签，我后来发现这是很没意义的。当你的资料越建越多时，你不太可能会点选【公司】这个标签来看看里面有哪些东西，里头可能是成百上千笔记事啊！况且每次新增一笔记事就要下标签设定记事本，我打赌你很快就会半途而废，因为实在太麻烦啦！再次重申，寻找特定记事最好的方法就是关键字搜寻，除非有明确的使用情境，否则不需要进行整理。如果你有安装Chrome的plug-in，在使用Google的时候，浏览器也面上也会同步搜寻Evernote里面的内容，等于公有云和私有云都同步查找了！

结语

其实Evernote的功能还有很多，有些还挺好用的。例如「加密选取的文字」功能可以把记事中一段内容（例如密码）进行额外的加密；「复制记事连结」功能我偶尔也会用，有些比较大的专案牵涉到不少相关记事，我会建立一份类似「网站地图」总记事，把其他多个附属记事的连结都贴上去，这也是不错的用法，大家可以参考看看。

对我来说免费版的容量其实挺够用的，所以我从不吝惜把搜集到的资料一股脑地往Evernote里头丢，也不花工夫去做无谓的整理，我的想法是，越接近懒人的使用方式越会带来长久的效益。

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标签： Evernote用法

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