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Outlook 如何创建自动分类邮件的Outlook规则，节约邮件分类时间
Outlook
2021-06-06 17:31:58
Windows Outlook有一个灵活和复杂的向导，你可以用它创建规则。一旦你想清楚了想用来分类某些邮件的逻辑，请按如下步骤操作：
Step1：因为你对进入收件箱的电子邮件感兴趣，你必须先选中“收件箱”文件夹。注意：Exchange用户需要在线连接邮件服务器，以创建这些规则。
Step2：对于Outlook 2007用户，在【工具】菜单中选择【规则和通知】，如下图A所示的“规则和通知”对话框将会弹出来。
对于Outlook 2010用户，在“开始”选项卡中选择“规则”-“创建规则”
对于Outlook 2013/2016，在“开始”选项卡中选择“规则”-“管理规则和通知”
Step3：对于Outlook 2007用户，单击“新建规则”按钮。在打开的对话框中，单击第二个选项按钮“从空白规则开始”，然后去到Step4。
对于Outlook 2010用户，单击“高级选项…”按钮，然后去到Step5。
对于Outlook 2013、2016用户，选择“对我接收的邮件应用规则”，然后去到Step5。
Step4：选择“邮件达到时检查”。然后，单击“下一步”。
Step5：在打开的窗口中（如下图B所示），题头为“想要检测何种条件？”，在其中选择你想要检测的条件复选框。
在Outlook 2007中，可以选择类似如下的两个复选框：
发件人为 个人或通讯组列表
主题中包含 特定词语
在Outlook 2010、2013、2016中，在你单击规则按钮时，根据你在收件箱选择的邮件，顶部的两个选项显示可能会有所不同。但你可能会从上述两个条件中选择一个。
对于所有用户，在你选择其中一个条件后，它会被添加到如上图所示对话框窗口下部的“编辑规则说明”中，你可以编辑它以明确规则的特征值。
在此例中，假定你正在创建的规则，是电子邮件主题行中包含特定词语“法律”的规则。所以，在上图中勾选复选框“主题中包含 特定词语”条件。注意，这将插入一个短语到对话框底部，你现在需要编辑它并输入单词“法律”。下面是操作方法。
Step6：在上图对话框底部标题为“步骤2：编辑规则说明”中，单击带下划线的短语（它可能为“特定词语”等）
Step7：此时，将打开“搜索文本对话框”（如下图所示）。输入关键字词或短语（此例中为“法律”）到对话框上部的文本框中，单击“添加”按钮。你将看到关键字词出现在底部的搜索列表中。你也可以删除其中已存在的关键字词。
如果你有超过一个关键字词，你可以现在全部添加进去。在所有字词或短语被添加完后，单击“确定”按钮，将返回之前的规则向导对话窗口，如图B所示。
注意，此例中选择的关键词“法律”已添加到规则短语中了，这就完成了条件设置。
你现在需要明确在电子邮件满足上述条件时Outlook将采取的行动。
Step8：在规则向导窗口（图B）中，单击“下一步”，弹出如图C所示窗口。
Step9：选择第二个复选框“将其分配为 类别 类别”。注意，此时会将这一操作添加到规则向导窗口底部的规则说明中（如图B所示）。
Step10：在图C对话框底部标题为“步骤2 编辑规则说明”部分，单击带有下划线的单词“类别“为其设置值。此时将打开一个你熟悉的对话框，它是标准的类别选择对话框。选择一个或多个你想要在邮件满足指定条件时为其自动添加的类别，在此例中我选择”律师 “。你也可以在此创建一个你喜欢的新类别。如果你在创建和添加类别方面需要帮助，请参考第8课中的有关内容。在你完成后，单击”确定“按钮。
至此，你已完全组装设置好了此邮件规则。请再检查一遍规则导航窗口底部的规则。你还需要几个步骤来完成和保存此规则。
Step11：单击“下一步“会弹出一个对话框，允许你创建此规则的例外情况。我始终直接跳过此设置，因为在为收到的邮件设定类别方面它通常是不需要的。
Step12：单击“下一步“，会弹出如图D所示的对话框，标题是完成规则设置。
Step13：你可以命名规则。默认选项显示在此对话框的上部，通常它太含糊不清，我建议你重新修改以清晰说明此规则所做的事情。这样，当你以后在清理一个很长的规则列表时，可以直观地知道这个规则所做的动作。
Step14：保留勾选“启用此规则“复选框。
Step15：如果你想对充满收件箱的电子邮件进行自动分类，勾选复选框立即对已在”收件箱“中的邮件运行此规则（见图D）。
Step16：Outlook会将完整的规则显示在此窗口的底部（见图D），如果你发现有错误还可以编辑它，否则单击“完成“。
Step17：如果你在使用Exchange的环境中，你会看到一个消息告诉你这是一个客户端规则。这提醒你类似这种规则是从你的Outlook客户端运行的（一些其他类型的规则是在Exchange Server上运行的）。这意味着，如果你使用多个电脑来阅读、分类和归档电子邮件，你也许需要在每个电脑上创建规则。或者，如果你正在使用OWA或一个移动设备，这些规则只有在你同时在主电脑上运行Outlook时才会起作用。
Step18：你会回到如图A所示的对话框中，此时新建规则已列示在那里。如果你想在同一对话中创建更多规则，在继续“新建规则“之前先单击“应用“按钮，以保存你刚创建的规则。原因是：即使当你单击此对话框中的”确定“时规则会自动保存，但如果你偶然在接下来创建一个新规则时改变主意单击了取消，它会删除你在此对话期间之前创建的所有规则。而在你创建每个规则后都单击一下”应用“可以有效防止意外丢失。
到此，你已完成规则创建，恭喜！
注：Outlook 2007用户也许会看到一个自带的规则叫做“清除邮件类别（推荐）“。它会清除收到邮件的类别。其目的是为了避免别人的邮件类别搞乱你的电子邮件分类。如果你决定保持启用此规则，你应确保按上述步骤创建的自动分类规则放在此自带规则的下面。原因是规则是按照此顺序从上到下依次触发的。通过自定义规则自动添加类别然后又立即将其清除就不好了。你可以通过使用上移和下移按钮来适当调整规则的排序。
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