Outlook 上的朴素日程管理方案

Outlook 2021-11-13 09:55:29

在学校和日常生活中，我通过手机上的 app 和网络上的服务来帮助我提高效率、管理日程。然而，所在公司对于第三方软件和服务的限制越来越多，能够使用的软件也仅限于 Windows 10 系统自带的基本软件以及 Office 全家桶。这使得我不得不将目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。

功能分区

在设计方案之前，必须先要明确我最重要的目的，以及手头可以使用的资源。

作为一名金融前线人员，我日常工作大部分的时间都用在以下几个方面：

邮件管理：怎样不错过自己的重要邮件？怎样分清事件的轻重缓急？
信息搜索：如何在需要的时候迅速地找到相关的信息？
日程管理：怎样合理安排会议？

在公司 IT 系统这样「艰苦」的条件下，工作六年的我也逐渐摸索出了一套仅仅使用 Outlook，且适合自己工作需求的效率方案。

下图即是我日常工作的界面截图，能让我高效地发挥几个功能区的全部用途。

Outlook 上的朴素日程管理方案

分流：这里是 Outlook 的文件夹列表。我通过搭配文件夹结构和邮件规则，将不重要的邮件提前分流；
接收/阅读：这应该是最常用的两块区域了。Outlook 有两种常见的界面布局，阅读区在下，或阅读区在右。据我观察，这两种布局在我司都有不少拥趸。但我个人更喜欢上图的那种阅读区在下的布局，因为在这种布局方式下，点击邮件列表的各个表头就能快速地按照收件人、主题、收到时间和邮件体积大小排序。而在另一个界面布局中却无法一步实现这个目标；

Outlook 上的朴素日程管理方案

两种基本布局模式对比

日程安排：分为日历和接下来的日程提示。这一部分就是我每天的「课程表」，可以看到接下来一段时间的会议安排，并通过颜色分类，一目了然
常用信息：此处我通过设置没有到期日的待办事项，置顶我经常使用的信息（比如会议接入号码、内部代号等），方便我随时调取（尤其是发送邮件和会议邀请时）
待办事项：此处列示近期和中期待办的事项。在邮件列表中标记过的事项都会出现在这里，我也可以方便地快速新建一个事项（比如给张三打电话），并在完成后将其移除

以下我就以几种常见的任务场景详细介绍一下我的工作流程。

如何管理邮件

作为公司内部主要的联络方式，每天我会收到两百封以上的邮件，安排的任务、分享的最新信息一般都通过 Outlook 这个窗口送达。几年下来，20G 的邮箱空间早已捉襟见肘。如何不被邮件淹没，并从其中快速甄别出需要紧急处理的内容，成为了我第一个考虑的问题。

邮件自动分类

根据自身的经验，我先给每天的邮件进行了分类。收到的两百多封邮件中，约10% 的邮件都是群发的通知、公告和系统生成的邮件，这类邮件占空间小，但是数量多；无须我注意也无须我采取任何动作。我专门在 Outlook 中新建了一些以「zz」开头的文件夹（使其在文件夹列表中沉底），并设置规则将他们直接已读、归档。我一般会在有空的时候去看看，当作娱乐活动，或者索性等待系统过了几个月后自动删除。

Outlook 上的朴素日程管理方案

另外，还有约 10% 的邮件是我一定要停下手头工作立即查看的，比如来自我老板的邮件。这时我需要及时地得到强提醒。我司使用的 Blackberry Work 手机软件就有这个功能。我将我的老板设为我的 VIP 联系人，并设置通知规则。这样，每次有老板发送的邮件时，我的手机就会用一种不一样的铃声提醒，在通知中也会加上星号以示提醒。

剩下的 80% 基本都是和客户相关的事务性邮件，他们是否也需要分类呢？

邮件筛选与整理

刚进公司的时候，有前辈分享经验时特别强调，应该做好文件夹分类，收到一封邮件的时候就应该把它归类到相应的文件夹去。我也曾经试过为每个客户或着每个项目建立一个文件夹，将收件箱里的邮件逐一归档到各个文件夹。刚进公司的我视其为最佳实践，但实验了几个月后之后发现了一些问题：

很多一次性邮件（比如一次性的交易）并不需要归档，之后也一般不会查询；
有些邮件难以归档到某一个特定文件夹，比如同一个问题涉及到三四个客户，我是分类给谁的文件夹才合适呢？日后如果仅根据文件夹进行检索，势必会错过邮件；
更重要的是，由于我的职位覆盖面比较广，时不时需要帮着其他经理解决问题，这样一来，就多了许多「长尾文件夹」：许多零散的客户文件夹只有一两封邮件，而且之后可能也不会再有邮件了，然而它们却占据了宝贵的视窗空间。

事实证明，并没有放诸四海而皆准的最佳实践（Best Pratice），必须基于自己的需求进行一定的取舍。于是，几个月后，我放弃了「分包到户」并「清空收件箱」的念想。

当然，不进行文件夹分类并不意味着不进行整理，毕竟每天收发几十 MB 的邮件不过多久就会收到如下提示：

Outlook 上的朴素日程管理方案

而且，公司设置了一定时间之后自动删除存储在服务器上的邮件，如果有重要邮件需要存档，就必须保存本地。对于本地存档的邮件，我有一个自己的定期整理流程。

在我工作中需要本地保存的邮件，一般是以下几类：

批复（方案、价格、流程等）：这类邮件一般占地小（普遍只有几十 K）但数量多，而且今后会被审计检查，或被再次使用。因此，我一般在项目结束时把它们保存在项目的本地文件夹，或者团队的资料库中（共享文件夹或 Sharepoint ）；
方案终稿、合同盖章扫描件：这类邮件中，附件是最为重要的。由于内容复杂，且常为扫描件，所以占用体积很大。对于这类邮件，一般我会直接把附件保存到本地文件夹。日后检索起来会更为直观，无需先点开邮件再查看附件。

而在我工作中，需要清理的，一般是以下几类：

方案、模型的半成品：这是占据我邮箱空间的「头号元凶」。一旦做起标书，往往都是一百多页的 PPT 文件，单个文件就有近十个MB，更何况需要修改三十多版。但在标书递交之后，这些半成品文件也就失去了价值。这个时候，我就会筛选出这些邮件，将其一并删去；
一次性的交易文件：平时协助交易的时候往往会收到一些确认函扫描件、发票复印件、合同扫描件等。这类文件往往仅适用于一次性的交易，虽然单个文件只有几个MB，但积少成多，几个月下来占据的空间也非常可观。这类文件没有存档价值，因此也会定期手动过滤进行清理；
定期的周报、月报：这些报告具有极短的时效性，例如每周的客户进度汇报，一旦过了一周，之前的信息就没有了参考价值。然而，这些文件也不能设置规则直接删除，在一段时间内仍需要使用。因此，我选择定期（比如每个季度）根据标题进行筛选，然后删除。

通过这些定期的筛选和整理，邮箱才能保持健康。而这些步骤，则是通过运用搜索框中的三个简单的语法实现的。

邮件搜索语法

平时如果我要找一封邮件，一般收到的指令都是「找一下张三发的，和甲公司有关的邮件」或者是「我昨天发给李四的一封邮件」，所以我在 Outlook 搜索框的提醒下，慢慢学会了以下几个搜索语法：

to: / from:
subject:
cc:

针对我的业务情况，使用这三个搜索语法可以比文件夹分类更快地找到需要的邮件。这三个语法可以叠加使用，比如 from:(Zhang, San) subject:(甲公司) ，就可以筛选出上文需要的邮件了；又或者，通过 from:(sspai) 就可以迅速筛选出所有发件人地址中带有 sspai 的邮件。

此外，筛选去大范围的邮件后，可以再点击各个栏位标签进行排序，进行第二次筛选。

如何管理日程给邮件「立 flag」

在处理上述 80% 的事务性邮件时，我会按照「先进先出」的规则去阅读，然后决定是不是需要「立 flag」，也就是把这封邮件加入到我右下角的待办事项里面。这是每天在Outlook 中仅次于邮件列表的常用功能。这个 To-do List，不仅仅是我的待办事项列表，更是我的常用信息收纳盒。

尽管 Outlook 给我提供了很多截止日期的选项，但我一般性只会把任务分为两类，以免过于复杂的分类反而降低了可操作性：

截止日期今天：一般指的是我需要尽快完成的任务（一般为当天），但也有可能没有截止日期（比如爱不起来的 ASAP）。一旦今天没有完成，它会「明日复明日」地继续出现在列表中，但是会高亮显示引起我的注意；
特定截止日期：一般指的是不是那么紧急，但是有中远期截止日期的，比如一个月内。设置成这样之后，我在每天查看这个窗格的时候能知道自己有这件事情需要完成，但因为它排列在窗格最底部，在工作的过程中也一般不会出现在视野中，挤占其他优先级更高的事项

除了这两类真的「待办」的事项，我会把我的常用信息（比如会议接入信息、Zoom 号码、常用同事员工号等）写在一个或多个任务里，并设置为没有截止日期的任务。这样一来，它就会在任务窗格置顶显示。相比之前需要回到桌面打开相应的文本文件，在一个程序中找到需要的资料显然要方便得多。当然，置顶的条目也需要严格控制数量，不然真正的待办事项就无法出现在屏幕之中了。

Outlook 上的朴素日程管理方案

提高工作效率的另一方面在于：提高日程安排效率。这一方面，我的要求是：精简、直观、简洁。

「公私合营」

由于我司对于邮箱的限制，邮箱软件亦无法与手机的日历打通，因此，我做出了一个艰难的选择：将个人的一些安排也放在公司的日历当中。比如和朋友约了饭局，或者预约了看病等，我都将它记录在了公司的 Outlook 中。这样一来，不仅自己能够从一个程序中直观地看到自己所有的安排，而且其他同事在约我开会的时候，也能够知道我这段时间已经有安排了，减少了会议冲突的概率。但这样安排的坏处就在于，自己的私人生活和工作紧密地捆绑在了一起，就算是私人的活动也需要打开公司邮箱。

在手机上的负一屏，邮箱可提供了小程序可以现实接下来的日程安排，一目了然。

Outlook 上的朴素日程管理方案

颜色分类

其次，我利用 Outlook 自带的颜色分类功能，给自己的日历设计了一套 Colour code：比如，内部会议是默认的淡蓝色，与客人的会议是深紫色，私人事件是橙色。自己在查看日历的时候也会一目了然，对接下来的安排有个直观的概念。这也从根本上避免了自己忘了这是一个和客户的会议，而贸贸然没有任何准备就拨入电话的情况发生。

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