如何将Word转换成Excel

word教程 2022-01-03 21:02:03

如果你需要将一个列表或数据表格从Word转移到Excel中，你不必将每个单独的信息复制并粘贴到电子表格中对应的单元格中。通过正确格式化Word文档，只需点击几下鼠标，就可以轻松将整个文档导入Excel。

步骤

方法 1转换列表

了解文档将如何转换。当你将文档导入Excel时，将使用某些字符来确定哪些数据导入Excel电子表格中的每个单元格。通过在导入前进行格式化，你就可以控制最终电子表格如何显示，并尽量减少必须执行的手动格式化。如果你要将一个大型列表从Word文档导入到Excel时，这一点尤其有用。
- 当列表包含多个条目，每个条目的格式都相同（地址、电话号码、电子邮件地址等）时，这个方法效果最好。
扫描文档中的格式错误。在开始转换之前，你需要确保每个条目的格式都是相同的。这意味着你需要修复任何标点错误，或重新整理任何与其他条目不匹配的条目。这样可以确保数据转移无误。
在Word文档中显示格式化字符。显示通常隐藏的格式化字符有助于你确定分割条目的最佳方式。你可以通过点击“主页”选项卡中的“显示/隐藏段落标记”按钮，或者按Ctrl+⇧ Shift+*来显示它们。
- 大多数列表要么在每行的末尾有一个段落标记，要么在每行的末尾和条目之间的空白行同时都有一个段落标记。你将使用这些标记来插入字符，Excel使用这些字符来区分单元格。
替换每个条目之间的段落标记，从而去掉多余的空格。Excel将使用条目之间的空格来确定行，但是现在你需要删除空格来完成格式化过程。别担心，稍后会把它加回去的。当一个条目的末尾和条目（一行两个）之间空格中有一个段落标记时，这种方法最有效。
- 按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。
- 在“查找”字段中输入^p^p。这个代码代表一行中有两个段落标记。如果每个条目都是只有一行，并且它们之间没有空行，那就使用^p。
- 在“替换”字段中输入分隔字符。确保它不是文档中很多地方都出现过的字符，比如~。
- 点击全部替换。你会注意到条目可能会组合在一起，但只要分隔字符在正确的位置（在每个条目之间），这就不是问题。
将每个条目分隔到不同的字段中。现在条目已经被分隔开来，以便它们出现在随后的行中，你需要定义每个字段中将出现什么数据。例如，如果每个条目第一行是名称，第二行是街道地址，第三行是州和邮政编码，你可以：
- 按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。
- 在“查找”字段中移除一个^p标记。
- 将“替换”字段中的字符更改为逗号,。
- 点击全部替换。这样将会用逗号分隔符替换其余的段落符号，逗号分隔符将会把每一行分隔为一个字段。
替换分隔字符以完成格式化过程。当你完成了上面的两个“查找和替换”步骤后，你的列表看起来不再像是一个列表了。所有内容都在同一行上，每个数据之间都有逗号。最后的“查找和替换”步骤将会把数据返回到一个列表中，同时保留定义字段的逗号。
- 按Ctrl+H打开“查找和替换”窗口。
- 在“查找”字段中输入~（或者你最初选择的任何字符）。
- 在“替换”字段中输入^p。
- 点击全部替换。这样将会把条目拆分成由逗号分隔的单个分组。
将文件保存为纯文本文件。现在已经完成了格式化，可以将文档保存为文本文件。这样将允许Excel读取和解析你的数据，以便它归入正确的字段。
- 点击“文件”选项卡，并选择“另存为”。
- 点击“保存类型”下拉菜单，并选择“纯文本”。
- 命名文件并点击保存。
- 如果出现“文件转换”窗口，直接点击确定。
在Excel中打开文件。现在你已经将文件保存为纯文本格式，你可以在Excel中打开它。
- 点击“文件”选项卡，并选择“打开”。
- 点击“所有Excel文件”下拉菜单，并选择“文本文件”。
- 点击“文本导入向导”窗口中的下一步>。
- 在分隔符号列表中选择“逗号”。你可以在底部的预览中看到条目是如何分隔的。点击下一步>。
- 选择各列的数据格式，并点击完成。

方法 2转换表格

在Word中把数据做成表格。如果你在Word中有数据列表，你可以在Word中将它转换成表格，然后快速将表格复制到Excel中。如果数据已经是表格格式的，跳到下一个步骤。
- 选择要转换为表格的所有文本。
- 点击“插入”选项卡，然后点击“表格”按钮。
- 选择“文本转换为表格”。
- 在“列数”字段中输入每条记录的行数。如果每个记录之间都有空白行，那就将列数加一。
- 点击确定。
检查表格的格式。Word会根据你的设置生成一个表格。仔细检查，确保所有记录都在其对应的单元格中。
点击出现在表格左上角的“+”按钮。当你将鼠标悬停在表格上时，它就会显示出来。点击它将选择表中的所有数据。
按.Ctrl+C来复制所有数据。你也可以点击“主页”选项卡中“复制”按钮。
打开Excel。数据复制好了之后，就可以打开Excel了。如果你想将数据放在现有的电子表格中，在表格中加载它即可。将光标放在希望显示表格左上角单元格的单元格中。
按.Ctrl+V来粘贴数据。Word表格中的每个单元格将粘贴到Excel电子表格中的单独单元格中。
分割剩余的列。根据要导入的数据类型，你可能还要进行一些格式化。例如，如果要导入的地址、城市、州名缩写和邮编可能都在同一个单元中。你可以让Excel自动分割这些数据。
- 点击要分割的列的标题，以选择整个列。
- 选择“数据”选项卡，并点击“分列”按钮。
- 点击下一步>，然后选择在“分隔符号”字段中选择“逗号”。如果你使用上面的例子，这样就会把城市、州名缩写和邮政编码分隔开来。
- 点击完成保存更改。
- 选择仍然需要分割的列，并重复这个过程，选择“空格”而不是“逗号”作为分隔符号。这样就会把州名缩写从邮政编码中分隔开来。