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如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会？

Outlook 2021-09-16 09:49:49

 我们的工作任务来源有很多，比如电子邮件、微信、QQ、钉钉、OA等沟通工具与办公系统。对于来自电子邮件的任务或约会，在MYN Outlook系统已有非常完善的解决方案，MYN Pro提供了自动化功能，可以快速将邮件转为Outlook任务或约会进行管理。

      对于来自邮件外的任务或约会（比如来自微信、QQ、钉钉、OA、文件等），我们经常需要手工输入到Outlook中。一般操作步骤包括：拷贝信息或文件，打开Outlook，转到任务或日历模式，新建任务或约会，将拷贝的内容粘贴进正文中，编辑完成后进行保存。由于在繁忙的工作中，这个手工录入任务或约会的操作非常频繁，有无办法提高效率呢？

要自动化上述操作过程，我们主要需要解决两个问题：

  1. 建立快速打开Outlook的快捷键
  2. 将上述操作过程按键存为按键脚本，一键启动

下面详细介绍一下具体设置方法与步骤：

一、建立快速打开Outlook的快捷键

我们需要建立快速打开Outlook的快捷键，以通过键盘快速打开它。操作步骤如下：

Step 1：在桌面创建Outlook快捷方式
先在你的系统中搜索找到OUTLOOK.exe，比如Office 365（32位）通常在下述位置：C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会？

找到后选中OUTLOOK.exe，右键【发送到】-【桌面快捷方式】。

Step 2: 右键快捷键，选择属性，按下图进行设置

1）在目标中增加Outlook运行参数 /recycle，在/recycle前有一个空格。

比如Office 365（32位）设置如下：

“C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\OUTLOOK.EXE” /recycle

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会？


2）点击快捷键那个框定义快捷键，直接按键盘Ctrl+Alt+O（你也可以设为其他组合快捷键）
二、将手工操作过程按键存为按键脚本

在将选中信息或文件转为Outlook任务或约会的过程中，可以用一系列的键盘快捷键来快速操作完成。下面以将微信消息转为Outlook任务为例进行说明：

拷贝微信消息   Ctrl+C

打开Outlook   Ctrl+Alt+O

转到任务模式   Ctrl+4

新建一个任务   Ctrl+Shift+K

使用9次Tab键，将光标位置移到任务正文开头

粘贴微信消息   Ctrl+V

我们需要一个工具将上述键盘按键操作保存为按键脚本。这里以按键精灵为例进行说明：

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会？

上图为按键脚本终稿，我们可以先通过录制一遍操作过程按键后形成脚本初稿，然后通过手工修改和调整为脚本终稿，这个修改过程有时需要多调测几遍，确保成功率。下图是我创建的一些按键脚本，供你参考。

如何将选中信息或文件一键转为Outlook任务或约会？

除了上图中的启动热键（比如F9），通过自定义鼠标按键，我们还可以手不离鼠标一键启动按键脚本！这部分留给大家自己探索。

有了这个收集神器，我们就可以将各种沟通工具和办公系统中收到的消息或文件，一键转为Outlook任务或约会了！（你只需要选择消息或文件后按启动热键或鼠标热键）一旦完成任务或约会收集，我们就可以在Outlook中使用非常强大的MYN方法论和MYN Pro插件来对它们很好地统一管理了！爽！

在从消息或文件创建Outlook任务时，需注意下述关键字段：

1、任务主题：动词开头描述你要采取的具体行动

2、优先级：任务的紧迫性，高 — 目前紧急（今天必须完成），普通 — 目前机会（下来10天内计划去做），低 — 10天以后考虑（推迟回顾 DTR）

3、II：任务的内在重要性，0-3分别代表一般、较重要、重要、很重要

4、开始日期：最早开始考虑处理任务的时间，也用于设定优先序（FRESH优先系统）

5、需时：完成该任务所需的时间（分钟数）

6、类别：与该任务关联的目标、项目、场景、职责范围等


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