Office 2010新感觉：Outlook

Outlook 2021-09-26 10:32:39

在Office套件中，除了Word，接下来使用最频繁的就是Outlook了。实际上，在有Exchange的环境中，Outlook才能发挥最大作用，不过我还是喜欢用Outlook收发POP3邮箱的邮件。主要是因为这个软件的功能最多，而且直接包含了联系人管理、日程安排等非常实用的功能，并且任何手机都能接受与Outlook进行同步，非常方便。

在Outlook 2010中，目前发现了一些有用的改进，当然，还有一些不足。

HTML邮件的渲染速度

目前的 Outlook 2010中，HTML邮件的渲染速度非常慢。老版本的Outlook使用Word提供的组件对HTML邮件进行渲染（很奇怪，为啥不用IE？），当时感觉速度还可以，尤其是Outlook 2007在安装了KB 968009补丁之后，速度那叫一个飞快。不过在2010中，又到退回去了。基本上，在点击一个复杂的，包含内部和外部图片、表格等内容的HTML邮件后，要等待三秒钟左右才能显示邮件内容。希望这只是目前版本中的Bug，以后会得到改进，否则真正用起来就比较麻烦了。

邮件中的日历视图

如果需要和他人一起安排日程，那么最简单的办法就是，在Outlook的日历视图中，创建一个约会，输入必要的选项，然后直接用电子邮件发送给他人。这样发送的邮件实际上是一个带有.ics附件的邮件。别人在收到这个邮件后，可以打开ics文件，然后决定是否参加还是拒绝，或者是否需要重新安排时间。

但在老版本中，必须双击这个附件，才能查看相关的日程信息，比较麻烦。在2010中，如果邮件带有ics文件，则直接会在邮件中显示一个日历视图，视图会显示该文件对应时间的开始和结束时间，同时在这段时间前后如果已经有其他安排，也会一起显示出来。这样不用打开附件，就可以知道自己当时是否有空，并通过顶部的按钮直接决定是否接受、拒绝，或者延期。

附件的删除

从N多年前开始，就有很多人建议Outlook中提供一个这样的功能：对于包含附件的电子邮件，可以只删除附件内容，保留电子邮件内容。呵呵，到了2010版中，终于提供该功能了，很不容易啊。

如果邮件包含附件，在单击选中附件后，Ribbon工具栏上就会出现附件选项卡，其中提供了删除附件的功能，虽然这只是一个小改进，不过非常方便和实用。

快速操作

平时在收到某些邮件后，我们可能需要对邮件执行一些频繁的操作。例如，对于来自某客户的邮件，可能经常需要转发给BOSS；如果是来自同事的邮件，可能需要移动到某一文件夹；如果是来自某大BOSS的邮件，可能需要据此安排会议。

这类活动有一个特点：针对的是频繁收到的来自特定人的邮件，并且对于这些邮件，需要执行某些固定操作，而且还需要经常进行。

在2010版中，为了简化上述工作，可以使用Quick Steps功能，简单来说，这个功能类似Word中的“宏”，可以将常用的一系列操作录制下来，并定义不同的条件和处理方法（Outlook提供的条件和操作非常丰富），然后直接放置到Ribbon工具栏上。这样如果选中了一封邮件，需要进行某些操作，直接从Quick Steps中单击对应的按钮即可。

无处不在的缩放

在某些视图下，窗口右下角会出现缩放滑块，拖动该滑块就可以对内容进行缩放。这个功能非常适合某些自定义字号的邮件，因为自定义的字号可能太小，根本看不清。

例如，某封邮件，如果原本显示的文字太小，就可以向右拖动滑块，放大文字。但这个功能目前存在一定的问题。例如，只能放大邮件的预览窗格，邮件窗格无法放大。下图就是这样，在邮件列表中选中某封邮件，然后放大，这很正常；但在双击该邮件后，显示的依然是100%大小的内容，而且没有再次提供放大选项。虽然邮件主窗口的Ribbon工具栏中也提供了Zoom按钮，不过点击该按钮会打开一个对话框，随后还需要输入希望使用的放大比例，明显没有滑块的方式简单方便。

这个放大功能还是具有针对性的。例如，在邮件视图下，缩放的是邮件正文的文字大小；在日历视图（除月视图）下，缩放的是日历的标尺刻度；在联系人的Business Card视图下，缩放的是每个人名片的图片大小；任务视图无法使用缩放。

唯一不便的地方在于，对于联系人的Business Card视图，会将每个联系人的名片图片进行缩放，然而在这种时候，每个人的名片是作为图片的形式进行缩放的，也就是说，如果放大，内容就会模糊；如果缩小，文字就会看不清。

联系人卡片

我不知道这个功能的正式称呼，所以暂时这样叫吧。当在Outlook中任何地方显示某个联系人的电子邮件地址信息后，将鼠标指针指向，随后会有一个弹出菜单列出有关该联系人的一些其他内容，和可执行的选项。例如，发送电子邮件、IM聊天、拨打电话等。

这个功能没啥实际用处，就是为了方便。不过奇怪的是，我联系人信息中已经输入例如IM地址，而且对方和我的IM都已经登录，但此时IM聊天的按钮依然是灰色不可用的，鼠标指向后要求我登录IM软件，奇怪的问题。

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