Excel 2019如何按类别合并计算

Excel技巧 2021-11-25 09:13:24

如果用户希望Excel能够根据行列标题的内容智能化地进行合并计算，则可以使用“按类别”对数据进行合并计算的方式。

使用“按类别”对数据进行合并计算的方式，需要在“合并计算”对话框中的“标签位置”列表框中选中“首行”或“最左列”复选框，也可以同时选中两个复选框。

按类别对数据进行合并计算的具体操作步骤如下。

STEP01：选择作为合并计算的结果的存放起始位置，例如这里选择A9单元格，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“合并计算”按钮，打开如图8-50所示的“合并计算”对话框。

STEP02：在对话框中单击“函数”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“求和”选项，在引用位置文本框中依次添加“成绩1”和“成绩2”数据所在的单元格区域“$A$2:$C$6”和“$E$2:$G$6”，然后在“标签位置”列表框中勾选“首行”复选框，单击“确定”按钮完成合并计算，如图8-50所示。

STEP03：此时，工作表中会显示按“首行”标签合并计算的结果，如图8-51所示。

图8-50　设置合并计算标签位置

图8-51　“首行”合并计算

STEP04：重新选择作为合并计算的结果的存放起始位置，例如这里选E9单元格，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“合并计算”按钮，打开如图8-52所示的“合并计算”对话框。默认函数设置和引用位置设置，然后在“标签位置”列表框中添加勾选“最左列”复选框，最后单击“确定”按钮完成合并计算。

STEP05：此时，工作表中会显示按“首行”标签和“最左列”标签合并计算的结果，如图8-53所示。

图8-52　添加勾选标签位置

图8-53　“首行”和“最左列”合并计算

STEP06：重新选择作为合并计算的结果的存放起始位置，例如这里选择A16单元格，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“合并计算”按钮，打开如图8-54所示的“合并计算”对话框。默认函数设置和引用位置设置，然后在“标签位置”列表框中取消勾选“首行”复选框，最后单击“确定”按钮完成合并计算。

STEP07：此时，工作表中会显示按“最左列”标签合并计算的结果，如图8-55所示。

图8-54　取消勾选“首行”复选框

图8-55　“最左列”合并计算

STEP08：选择按“首行”标签合并计算出的单元格区域“A9:C13”，切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“合并计算”按钮，打开“合并计算”对话框。在“标签位置”列表框中添加勾选“最左列”复选框，然后单击“确定”按钮，如图8-56所示。

STEP09：此时，工作表中会显示按“最左列”标签合并计算的结果，如图8-57所示。

图8-56　添加勾选标签位置

图8-57　添加“最左列”标签效果

在使用按类别的合并方式时，如果源数据表中数据记录的排列顺序不同，“成绩1”和“成绩2”中“学生姓名”的排列顺序是不同的，在“按类别”合并计算的过程中，Excel会自动地根据记录标题的分类情况，合并相同类别中的数据内容。

在使用按类别合并时，源数据工作表必须包含行或列标题，并且在“合并计算”对话框中选中相应的复选框。

在按类别对数据进行合并计算时，首先要选中“合并计算”对话框中的“首行”或“最左列”两个复选框，才能实现按类别合并计算。如果用户需要根据列标题进行分类合并计算，则选中“首行”复选框；如果用户需要根据行标题进行分类合并计算，则选中“最左列”复选框；如果用户需要同时根据行标题和列标题进行分类合并计算，则同时选中“首行”和“最左列”两个复选框。

如果源数据表中没有列标题或行标题，只有数据记录，而这时用户又选择了“首行”和“最左列”，则Excel将源数据表中的第1行和第1列分别默认为行标题和列标题。

如果用户同时选中“首行”和“最左列”两个复选框，Excel将按照源数据表中的数据的单元格位置进行计算，但不会自动分类。

通过以上的两个实例，可以简单地总结出合并计算功能的一般性规律：

1）当数据表中的列标题和行标题完全一致时，合并计算所进行的操作是按相同的行或列的标题项进行计算，这些计算包含求和、计数及求平均值等。

2）当数据表中的行标题和列标题不相同时，合并计算则会进行分类合并的操作，即把不同的行或列的数据根据内容进行分类合并，把有相同标题内容的合成一条记录，不同标题内容的则形成并列的多条记录，最后形成的表格中将包含源数据表中所有的行标题和列标题。

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